Sinds wij trainingen geven over AI komen wij bij veel verschillende organisatie die allemaal een ander AI beleid hebben en anders kijken naar welke tools ze beschikbaar stellen voor hun medewerker. Dat is niet goed of fout, maar wel onhandig als je bij een training nét iets meer wilt doen dan alleen prompten (opdrachten geven aan een AI-tool). Vooral bij Microsoft 365 Copilot wordt dit ingewikkeld, omdat het een integraal onderdeel is van de Microsoft 365 Office tools zoals Word, Excel, Powerpoint, Teams, Onedrive en Sharepoint. Gebruik het stappenplan voor een snelle check of duik de diepte met de rest van dit artikel.

Om de trainingen een succes te laten zijn, hebben we uitgebreid uitgezocht hoe dit zit. Disclaimer vooraf: dit artikel is gebaseerd op de situatie begin 2026 en wij zijn zelf geen Copilot specialisten. Het kan je helpen bij een korte zelf scan of om het gesprek met je IT-beheerder of leverancier te voeren. Wij hebben uitgebreid samengewerkt met specialisten en online bronnen geraadpleegd, maar er kunnen aan dit artikel uiteraard geen rechten aan ontleend worden.

In deze blog:

Check in 7 stappen jouw Copilot omgeving

Doel van dit stappenplan: stel vóór onze AI training zo goed mogelijk vast of we echt aan de slag kunnen. Wij hebben geprobeerd 6 (of 7) simpele stappen te beschrijven waarmee je als product owner of deelnemer, of organisator van een inhouse training vooraf kunt controleren of alles goed staat. Nog niet helemaal zeker? Neem dan de vragen uit stap 7 mee naar jouw IT-beheerder.

  • Controleer in een browser: Microsoft 365 Copilot Chat openen:
  • Controleer in Office-apps: Copilot-knop zichtbaar
    • Open Word (desktop) en check of Copilot zichtbaar is in ribbon (menu).
    • Als Copilot ontbreekt: check Account Privacy / Connected experiences (zie “Workarounds/FAQ”).
  • Ga naar Microsoft 365 Copilot Chat (via microsoft365.com/chat of office.com/chat)
  • Kijk bovenin of je twee tabbladen ziet: Work en Web.
    • Zie je Work + Web → je hebt een betaalde Copilot subscription.
    • Zie je die tabs niet → dan heb je géén betaalde Copilot subscription.
  • Achtergrond: Copilot Chat werkt met én zonder licentie; de features verschillen op basis van of je admin een Microsoft 365 Copilot add-on licentie heeft toegewezen.
  • Kom je er niet uit? Laat IT/admin bevestigen dat de gebruikers een Microsoft 365 Copilot licentie toegewezen hebben gekregen (in de Microsoft 365 admin-omgeving “licenses/assigned licenses”)
  • Open de Agent Builder:
    • In microsoft365.com/chat of office.com/chat: zoek in Copilot naar Agent Builder / Build an agent.
    • Let op: Agent Builder is beschikbaar via M365 Copilot (web + Teams desktop/web), niet op mobiel.
  • Maak een test-agent (2 minuten)
    • Naam: Training Test Agent
    • Instructie: “Reply only with the current date and time.”
    • Klik op ‘Opslaan’ of ‘Save’
  • Gebruik de agent
    • Start een chat “binnen” die agent.
    • Verwacht: agent antwoordt volgens instructie en geeft alleen de huidige datum en tijd, ongeacht de vraag.
  • Deel de agent met 1 collega
    • Deel met één collega.
    • Laat die collega de agent openen en 1 prompt doen.
  • Copilot Studio portal bereikbaar
    • Open copilotstudio.microsoft.com (in browser).
    • Verwacht: je komt binnen zonder “geen toegang”-melding.
  • Testagent maken
    • Klik op  “Create agent” → test daarna in testchat aan de rechterkant.
    • Klik op “Publiceer”
    • Let op: Trial-versie kan testen maar niet publiceren.
  • Ga naar Microsoft 365 Copilot Chat (via microsoft365.com/chat of office.com/chat)
  • Stel een vraag waar jouw data voor nodig is, zoals:
    • “wat is mijn volgende afspraak?”
    • “vat de brief xyz uit mijn OneDrive samen en vertaal in het Engels”
    • “geef een samenvatting en actielijst van mijn laatste mailwisseling met collega’s abc”
  • Komt er een correct antwoord? Dan kan Copilot de betreffende data lezen.
  • Probeer ook in een agent dergelijke vragen te stellen.

Belangrijke nuance voor verwachtingen: Agents “lezen” alleen data waar de gebruiker al rechten op heeft (SharePoint/OneDrive/Teams/Outlook).

  • Ga naar chatgpt.com, kom je dan gewoon op de website?
  • Ga naar lovable.ai, kom je dan gewoon op de website?
Stel aan de administrators bij de IT-afdeling de volgende vragen, in de hoop dat je overal ‘ja’ als antwoord krijgt:

  1. Heeft deze groep gebruikers een Microsoft 365 Copilot licentie toegewezen, en is die actief?
  2. Is Agent Builder toegestaan voor onze tenant (Copilot admin controls)?
  3. Copilot Studio licentie en minimaal Environment Maker in de juiste Power Platform omgeving?
  4. Zijn er Conditional Access / policies die Copilot of ‘connected experiences’ blokkeren?
  5. Is web-search in Copilot geblokkeerd (policy) en beïnvloedt dat kennisbronnen?

Verschillende Copilot varianten en licenties, hoe zit dat?

Copilot is het LLM (Large Language Model) van Microsoft, vergelijkbaar met ChatGPT, Gemini. Een LLM wordt gebruikt voor Generative AI, ofwel om teksten, afbeeldingen of andere output te creëren op basis van een prompt. Een prompt wordt ook wel gezien als ‘de opdracht’ die je aan een AI-tool geeft om te vertellen wat ie moet gaan doen.

Om te beginnen, er zijn twee ‘varianten’ waarin Copilot wordt aangeboden, grootste verschillen zijn: wél of geen agent en of het algemene model wel of niet wordt getraind op jullie data. Let op: wij kunnen niets controleren over gebruik van data om modellen te trainen, wij adviseren überhaupt altijd zo min mogelijk gevoelige data met AI te delen of verwerken.

  • Microsoft Copilot ‘Free’: Dit is voor iedereen hetzelfde in de hele wereld. Of je nou wel of niet een Microsoft Office-licentie hebt, dit is wel wat er meegeleverd wordt in Office-licenties bij bedrijven die er niet voor betalen. Geen/weinig integratie met Office 365 producten, maar je kunt wel lekker prompten. Pas op: je krijgt bij gebruik niet de garantie van Microsoft dat ingevoerde data niet wordt gebruikt, dus er bestaat een kans dat het model op jouw invoer (tekst en bestanden) wordt getraind. Ook gevoelige data dus!
  • Microsoft 365 Copilot (add-on op E3, E5, Business Premium): Dit is een licentie die wordt meegeleverd met, of die leverbaar is bij, tenants die de Business editie gebruiken. De Business tenants zijn speciaal voor MKB-bedrijven tot maximaal 300 gebruikers. Enterprise tenants zijn geschikt voor grote organisaties met 300+ gebruikers. De Copilot add-on is voor beiden exact gelijk, inclusief agent-mogelijkheden. Hier belooft Microsoft het algemene model niet te trainen op jullie data en dat maakt het (volgens Microsoft) ook veilig gevoelige bedrijfs- of klantdata te delen.

Je kunt met alle betaalde copilot licentie eigenlijk altijd agents maken en dat kan niet met de Free licentie. Er is echter wel een verschil: waar je met Copilot standaard de eenvoudige (Lite) agents kunt maken, heb je Copilot Studio nodig om de complexe (Enterprise) agents te maken. In Copilot Studio heb je ook de mogelijkheid om gemaakte agents te delen binnen je organisatie. In dit filmpje wordt hier meer over uitgelegd.

De volgende hobbel zijn de juiste rechten en instellingen. Je zult Copilot (Studio) en de gebruikers de juiste rechten moeten geven omdat standaard alles uit staat. Anders zou je bijvoorbeeld aan Copilot allerlei salaris gegevens of contracten kunnen opvragen waar je eigenlijk geen recht op hebt als de OneDrive niet goed is ingericht. Of je kunt helemaal nergens bij in Copilot waardoor gebruik van deze AI-tool minder effectief wordt.

Oplossingen Copilot problemen (FAQ)

Check/actie (in volgorde):

  1. In Office-app: Account Privacy / Connected experiences aanzetten (kan door policy geblokkeerd zijn).
  2. Office volledig updaten + app herstarten (soms meerdere keren nodig).
  3. Als organisatie policies dit afdwingen: IT laten checken of Copilot niet geblokkeerd is en licentie klopt.
  4. Evt. Office opnieuw installeren, soms helpt dat nog
  • Laat IT checken of Agent Builder tenant-breed is uitgeschakeld.
  • Als “agents maken” essentieel is: switch naar Copilot Studio (als licenties/rollen oké zijn)
  • Probeer opnieuw in browser (microsoft365.com/chat) i.p.v. desktop-app.
  • Check of de gebruiker in de juiste tenant/account is ingelogd (veelvoorkomend probleem bij multi-account).
  • Als dit Copilot Studio is: Laat IT checken of omgeving/rol (Environment Maker) en licentie van de gebruiker goed staan.
  1. Controleer dat collega ook toegang heeft tot de onderliggende bronnen (SharePoint/Teams/etc.). Copilot geeft geen extra rechten.
  2. Bij Agent Builder: als SharePoint-bronnen gebruikt worden kan auto-sharing beperkt zijn; rechten op bestanden/folders handmatig goed zetten voor doelgroep.
  3. Bij Copilot Studio: Laat IT helpen met gebruik juiste share/publish-flow + rollen/rechten van de gebruiker.
  • Open copilotstudio.microsoft.com in browser i.p.v. Teams-app.
  • Check licentie: trial herken je aan het feit dat ie niet kan niet publiceren.
  • Als ‘publiceren’ specifiek in Teams verleerd gaat: werk dan even via de online omgeving en vraag IT om hulp.
  • Work-around (tijdens training):
    • Tijdens training overschakelen naar ChatGPT en daar CustomGPT’s gebruiken
    • Geen agent gebruiken, maar agent-instructie telkens voor de ‘gewone prompt’ zetten door te copy-pasten.
  • Echte oplossing:
    • IT/beheerder licenties en rechten laten checken.
  • Goed nieuws: Copilot spreekt steeds beter Nederlands, maar let op bij de desktop-apps; daar loopt de uitrol soms nog achter
  • Gewone Copilot (geen agents) kan soms wél in het Nederlands werken, afhankelijk van de tenant (M365) -instellingen van de organisatie.
  • De mogelijkheid om online de taal naar Nederlands te switchen geldt alleen in de web-editor, niet in de desktop-apps. Dit betekent dat prompts en antwoorden in PowerPoint of Word altijd Engels zullen zijn, ongeacht je Office- of Windows-taalinstellingen.
  • Copilot Agents draaien momenteel (vaak) alleen Engels, terwijl Microsoft wel aangeeft dat Nederlands ondersteund wordt:
    • De Nederlandse-taaloptie in de online editor geldt alleen voor het bewerken van de agent, niet voor gebruik in desktop-apps.
    • De Copilot Agents zelf werken (nu nog) alleen in het Engels op de Office dekstop-apps
    • Lokaal geïnstalleerde Office desktop-apps volgen (zoveel mogelijk) de taal van de agent; dit is niet aanpasbaar.
  • Workaround:
    • Je kunt instructies meegeven zoals “Always respond in Dutch”, maar dit is niet gegarandeerd.
    • Ook voor de agent kun je proberen te instrueren met “geef antwoorden in het Nederlands”, maar dit werkt niet altijd perfect.
  • Echte oplossing:
    • Vraag IT of ze op admin niveau de taal van de tennant (en de gebruikers?) op Nederlands kunnen zetten.

Microsoft Agent 365

Vanuit het beheersperspectief is Microsoft Agent 365 de centrale plek waar IT-beheerders de volledige controle houden over de groeiende ‘digitale beroepsbevolking’ van AI-agents binnen de organisatie. Dit wordt ook wel de Control Plane genoemd, zoals in deze video over Microsoft Agent 365. Hier zijn de belangrijkste aspecten van dat beheer:

Centraal Overzicht (Inventory): Je ziet in één dashboard alle actieve agents binnen de organisatie. Dit geldt niet alleen voor de standaard Microsoft-agents, maar ook voor custom agents (gemaakt in Copilot Studio) en externe agents van derden. Je kunt zien wie de eigenaar is, wie ze gebruikt en of er agents zijn zonder eigenaar (‘ownerless agents’) die een risico kunnen vormen.

Beheer van Databronnen (Knowledge & Grounding): Als beheerder bepaal je tot welke data een agent toegang heeft. Je beheert de zogenaamde Graph Connectors en MCP-servers (Model Context Protocol). Hiermee voorkom je dat een agent zomaar gevoelige informatie uit bijvoorbeeld SharePoint of een extern CRM-systeem (zoals Salesforce) haalt zonder de juiste machtigingen.

Governance & Security: Je kunt beleidsregels (policies) instellen voor wie agents mag maken of installeren. Je hebt de knoppen in handen om specifieke agents te blokkeren of juist organisatie breed uit te rollen. Omdat het volledig geïntegreerd is met Microsoft Purview, wordt elke actie van een agent gelogd en gecontroleerd op compliance en datalekken.

Open Ecosysteem: Een cruciaal punt is dat deze ‘control tower’ ook werkt voor agents die buiten het standaard Microsoft-ecosysteem vallen. Door middel van open standaarden kun je ook die externe ‘collega’s’ monitoren en beveiligen alsof ze onderdeel zijn van je eigen omgeving.

Kortom: het beheer van agents in Agent 365 zorgt ervoor dat de organisatie de voordelen van AI plukt, terwijl de IT-afdeling de regie houdt over veiligheid, kosten en databescherming.

Technische voorwaarden gebruik Copilot (voor IT-beheerders)

Kom je er zelf niet uit? Ga dan naar je IT-afdeling of jullie externe IT-partner om door de instellingen heen te gaan. De kans bestaat dat ook hier wat onzekerheid is over de juiste instellingen en dat het wat meer ’trail and error’ vraagt om Copilot goed ingericht te krijgen op organisatie niveau. Hieronder hebben we wat technische beschrijvingen opgenomen waar jouw beheerder waarschijnlijk gelukkig van wordt. We beginnen met een korte samenvatting, als je xyz wilt doen, dan heeft de omgeving “→ … ” (extra) nodig:
  • Copilot gebruiken → M365 Copilot-licentie + rechten voor databronnen
  • Agent gebruiken → Toegang tot (gedeelde) agent + rechten voor databronnen
  • Agent maken → Environment Maker (Copilot Studio)
  • Agent publiceren/delen → Environment Admin (Copilot Studio)
  • API’s gebruiken → Admin consent (1x)

Ook nog een aantal best practices en adviezen voor de systeembeheerder:

  • Geen ‘Global Admin’ uitdelen
  • Werk met:
    • Copilot Makers (Environment Maker)
    • Copilot Users (standaard gebruiker)
  • Data-toegang via M365-groepen inregelen
  • Gebruiker heeft ook toegang nodig tot alle bronnen in de (gedeelde) agent
  • Agents altijd testen met een normale gebruiker

Hieronder de overige (technische) voorwaarden om Copilot goed in te richten:

De gebruiker moet beschikken over onderstaande, zonder de licenties werkt Copilot niet (volledig):

  • Microsoft 365 Copilot (add-on op E3/E5, Business Premium, etc.)
  • Zonder deze licentie:
    • Geen Copilot in M365 apps
    • Geen Copilot chat
    • Geen agents
    • Werk wél de gratis Copilot omgeving zoals die wereldwijd voor iedereen beschikbaar is, met het gevaar van training modellen o.b.v. ingevoerde data.

Dit is het minimum om Copilot überhaupt te laten werken:

  • Microsoft Entra ID (Azure AD):
    • Rol: User
    • Geen admin-rol nodig
  • Data-toegang (heel belangrijk):
    • SharePoint sites → Lezen / Bewerken
    • OneDrive → Eigen bestanden
    • Teams → Teamlid
    • Outlook → Eigen mailbox

Copilot werkt alleen binnen bestaande rechten. Copilot krijgt geen extra rechten, het “leest mee” met wat de gebruiker al mag.

Een bestaande agent (evt gemaakt door iemand anders) kan worden gebruikt op basis van de volgende voorwaarden:

  • Toegang tot de Copilot-agent (gedeeld of gepubliceerd)
  • Toegang tot de onderliggende databronnen van de agent (SharePoint, Dataverse, API, documenten, etc.)
  • Geen admin-rol nodig
  • Wel de volgende toegang:
    • Lidmaatschap van juiste M365-groepen
    • SharePoint-permissies correct ingesteld

Dit is waar IT-admins meestal naar zoeken, want niet iedereen mag, wil of kan zomaar agents maken en beheren.

Minimaal nodig (aanbevolen) voor: Agents maken, Connectors gebruiken, Agents testen:

  • Copilot Studio omgeving:
    • Entra ID / M365: Power Platform User
    • Geen ‘Global Admin’-rol nodig
  • Power Platform omgeving:
    • Rol: Environment Maker (maken)
  • Copilot studio: Environment Maker
  • Agents beheren: Environment Admin
  • Dataverse: Basic User
  • Delen met de organisatie: Power Platform Admin (optioneel)
Een agent is zo slim als zijn data. Voor de volgende omgevingen heeft een gebruiker die de agent wil maken of gebruiken zelf ook rechten nodig. Voor de volgende omgevingen is dat minimaal de volgende inrichting:

  • SharePoint
    • Lezen of Bewerken op sites/libraries
    • Geen site owner vereist
  • Dataverse
    • Basic User
    • Eventueel custom security roles
  • Graph / API connectors
    • Admin consent vereist voor:
      • Graph API
      • Custom connectors
    • Eenmalig verstrekken door:
      • Global Admin of Cloud App Admin
  • Microsoft 365 Admin Center Controleer:
    • Copilot is ingeschakeld voor de tenant
    • Geen Conditional Access policy die Copilot blokkeert
  • Power Platform Admin Center
    • Copilot Studio toegestaan
    • Omgevingen correct toegewezen

Bronnen & disclaimer

Dank aan Harald Nuij en Eric Mink van Pax8 en Fred Wolterink en Edward van de Nes van License Partners voor hun deskundige inbreng en hun hulp bij het omschrijven van alle relevante details. Zonder deze specialisten was dit artikel niet mogelijk geweest en hadden we minder diepgang kunnen bereiken.

Ondanks dat we deze blog met de grootste zorgvuldigheid hebben samengesteld (begin 2026) staan wij niet garant voor de correctheid, er zijn geen rechten aan te ontlenen. Het is complexe materie en de tools ontwikkelen zich snel, grote kans dat dit (een keer) gaat wijzigen.

Overige bronnen die we hebben geraadpleegd:

Microsoft, Microsoft 365 en Microsoft Copilot zijn handelsmerken van de Microsoft-bedrijvengroep.

En nu?

Ga aan de slag met AI! Helemaal als product owner, omarm deze technologie door te gaan doen, niet erover te praten of te lezen. Volg een AI training, leuk als je dat bij ons doet (specifiek gericht op product owners), maar er zijn ook meer dan genoeg andere aanbieders. Wil je AI in je eigen product toevoegen of tot een goed AI aanvalsplan komen? Dan is een AI sprint misschien een goed idee. Een energieke sessie die jou en je team verder helpt!

Gerelateerde content

Blog: Een product owner aannemen

Blog: AI in product

Blog: Wat kost een product owner?

Podcast #175: Meer mandaat is minder verloop (Sabine Hofkens – Productowner.nl)

Werving & selectie

Product owner werving & selectie

Beschikbare interim product owners

Vacatures voor product owners

Contact

De perfecte product owner óf baan wacht op je!

Wij leveren interim of vaste product owners door heel Nederland. Laat ons jou helpen de perfecte match te vinden.

Of neem contact op