Go To Gemba betekent – vrij vertaald – dat je moet zijn op de plek waar het nu gebeurt. De term komt oorspronkelijk uit de Oosterse productie logistiek. Ondertussen is het ook een heel waardevol gedachtengoed voor product owners en project managers.

In deze blog vind je:

1. Wat is Go To Gemba?
2. Waarom is het zo waardevol?
3. De 7 stappen

Wat is Go To Gemba?

Genba (beter bekend als Gemba) is een Japanse term die letterlijk vertaald wordt als “actueel” (Gen) en “plaats” (ba) en beter bekend staat als “daar waar het echte werk wordt uitgevoerd op de werkvloer”. Het stamt af en wordt voornamelijk gebruikt in de lean-filosofie in de logistiek en productie sector waarbij (project) managers en het team de werkvloer opgaan om te observeren, vragen te stellen en zelf mee te draaien om het proces écht te snappen. De belangrijkste vraag die je wilt beantwoorden; wat heeft de gebruiker nodig, waar lopen ze tegen aan, wat zal het proces verbeteren en hoe maken we het leven makkelijker voor de mannen/vrouwen op de vloer; de gebruiker? Met andere woorden: wanneer bouwen we de juiste dingen voor de eindgebruiker, wat is een must have en een nice to have, en hoe voegen we de meeste waarde toe met het beschikbare budget?

Waarom is het zo waardevol?

Voor product owners is dit een heel waardevol proces, omdat het een fijne tool is voor o.a.

• Optimalisatie slagen in performance in de breedste zin van het woord.
• Root cause analyses.
• Het aan boord houden/krijgen van stakeholders en het scrum team. Ze krijgen een beter zicht op wie de gebruikers zijn en wat ze doen.
• Het is ook zeer geschikt om jezelf in korte tijd een stuk slimmer te maken.
• Het stimuleert direct contact tussen het team en de gebruikers

Genoeg redenen om er mee aan de slag te gaan.

De 7 stappen

Een standaard ‘Gemba walk’ bestaat uit 7 stappen, waarbij wij stap 6 altijd net iets anders doen dan in de theorie.

1. Kies een thema

Kiezen is voor veel organisaties en teams al best een moeilijke opgave. Soms is het onduidelijk wie beslist en waar de meeste waarde zit. De cirkel van ownership helpt hier deels in. De combinatie van mandaat en visie zorgt voor richting. Zorg dan dat je zelf de tijd hebt om het ook te doen. Budget is in deze fase vaak nog niet nodig, omdat je nu nog niet weet wat je aan gaat treffen.

2. Bereid het team voor

Je kan dit soort trajecten alleen doen, maar het is sterker om een multidisciplinair team aan boord te halen zodat je elke processtap vanuit meerdere invalshoeken kan beoordelen. In organisaties waarbij nog veel fysiek plaatsvindt kan het overweldigend zijn om met een grote groep mensen ergens op af te stappen, maar een goede product owner zal in kunnen schatten wat werkt en wie er in het team moet zitten. Ons advies is om – waar mogelijk – altijd een UX-er en een analist aan boord te nemen.

3. Focus op het proces

Het is verleidelijk om te focussen op de mensen (gebruikers) die in het proces werken. Want met die mensen hebben we misschien al wel een relatie en dan is het voor de hand liggend om dat mee te wegen. We hebben natuurlijk allemaal de gebruiker op 1 staan, maar die gaan we bedienen door het proces te optimaliseren, niet door de gebruiker op te voeden.

Voordat je verder gaat, is het goed om even een check te doen: Heb ik een afgebakend thema dat niet te groot is? Heb ik een paar mensen om me heen verzameld die ook staan te popelen om dit te gaan doen? Hebben we scherp dat we de processen aanpakken en niet de mensen?

Niet? Dan moet je een stapje terugdoen, want zonder bovenstaand zal de uitkomst niet zijn wat je wilt. Heb je dit op orde, ga dan door naar stap 4.

Direct een interim product owner inhuren of ben je zelf een ZZP product owner en ben je op zoek naar meer werk? Ook hier kunnen we je mee helpen.

4. Focus op waarde

Dit is het moment dat je het proces zelf gaat beleven. ‘Staple yourself to the order’ is hier een veelgehoorde beeldspraak. Door jezelf aan een order, aanvraag, o.i.d. ‘vast te nieten’ ga je alle stappen mee volgen die jouw leidend voorwerp doorloopt. Laat je niet afleiden door zijstapjes die je interessant lijken!

5. Leg de bevindingen vast

Dit voelt soms als onnodig werk, maar heeft een aantal redenen:

1. 1. Je krijgt veel indrukken. Je wilt voorkomen dat je later keuzes maakt op dingen die achteraf anders bleken te zijn.
   2. Stakeholder management. Presentaties van je bevindingen zijn vaak krachtige tools voor bestuurders en het hoger management.
   3. Waardevolle basis voor de vertaalslag naar advies. Als de screenshots of notulen op tafel liggen, dan wordt de discussie constructiever en meer gefocust op feiten.

Belangrijk: Tijdens stap 4 en 5 is het de truc om NIET in oplossingen te denken. Dat leidt af van de daadwerkelijke waarnemingen en verlaagt de objectiviteit.

6. Tijd voor oplossingen

Plan een sessie met hetzelfde team. Bedenk oplossingen voor wat je hebt gezien. Bepaal vervolgens per oplossing in welke mate het de pijn van de gebruiker wegneemt en schat in hoe complex de oplossing is. De combinatie van die assen zegt vaak iets over de impact en investeringsbereidheid. Kort gezegd: een kleine taak die voor blije gezichten zorgt is gemakkelijker te pitchen dan een grote taak die alleen wat hygiëne zaken oplost. Vertaal het in een lijst met epics/features of andere vorm van ‘tickets’ en categoriseer op basis van impact voor de gebruiker.

7. Opvolgen

We zouden willen zeggen dat het vanaf hier ‘business as usual’ is; je hebt de stakeholders aan boord en je hebt scherp wat er moet gebeuren om de wereld een betere plek te maken. Zou je toch beter willen begrijpen wat er nodig is om van een oplossing te gaan naar een product release waarvan je gebruiker gaat glimlachen, neem dan even contact met ons op.