Ownership in het team als product owner

Ownership is een populaire term die de meeste mensen associëren met een hoge mate van verantwoordelijkheid nemen voor wat er in je omgeving gebeurt. Het is een cocktail van skills en attitude. Wij denken dat iedereen in staat is om die verantwoordelijkheid ook te nemen, mits de omgeving hier ook op is ingericht.

Het is het nemen van maximale verantwoordelijkheid voor een product, project, proces, persoon, situatie of een combinatie daarvan. Ownership staat los van de context. Je gevoel – of drive – is daarbij heel belangrijk. Het gedrag dat je daaraan koppelt is dat ook. Er is geen duidelijke grens waar ownership begint of ophoudt. In het veelgeprezen boek ‘Extreme Ownership’ beschrijven de auteurs ‘alles in jouw wereld’ als het domein voor ownership.

Het voelen en laten zien van ownership is precies het tegenovergestelde van iemand die zegt: “Dat is niet mijn probleem.”

Het is niet voor niets dat de bedenkers van Scrum de titel product ‘owner’ hebben gekozen in plaats van ‘manager’. Als je een waardevol product wilt lanceren en beheren dan is het jouw rol als product owner om ownership te nemen voor het product.

Ownership vergroot de kans op succes. Mensen werken graag met anderen die ownership nemen om die extra stap te zetten om te versnellen. Het nemen van ownership zal ook niet onopgemerkt blijven bij je stakeholders. Dit kan ervoor zorgen dat je meer mandaat krijgt en minder moeite hebt om net dat extra budget los te weken om die laatste feature te ontwikkelen.

In de praktijk vinden veel mensen het lastig om ownership te vertalen naar concrete besluiten en acties. De cirkel van ownership kan hierbij helpen. In dit model wordt gekeken naar vier aspecten die je nodig hebt om een product succesvol te maken en te houden.

In de cirkel van ownership zitten vier vlakken die gecombineerd een solide basis vormen voor de product owner: visie, mandaat, budget en tijd. Om een product succesvol te maken heeft een product owner alle vier nodig. Kom je maar tot drie van de vier, dan ontstaat er al een serieus probleem en zijn de kansen op een waardevol product heel veel kleiner.

Lees alles over de cirkel van ownership in onze blog ‘Wat is ownership?‘.

Er zijn 10 aspecten die we overal terugzagen. Daarbij moet meteen gezegd worden dat voor iedere organisatie of afdeling het zwaartepunt op een ander aspect kan liggen. Voor een team van vak-volwassen buitendienstmedewerkers zal de nadruk misschien meer liggen op zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Bij een operationeel team in opleiding is willen helpen of hulp vragen juist de sleutel naar vooruitgang. We gaan dan ook in willekeurige volgorde door de lijst heen.

Voel jij de pijn in je buik als een project niet de goede kant op gaat, ook als je niet formeel de eindbaas bent? En ben jij de eerste die toegeeft dat jouw gedrag ook invloed had op een situatie die niet lekker liep? Dan zit het wel goed. In de praktijk wordt het vaak gekoppeld aan hiërarchie, dus is het opgelegde of gekregen verantwoordelijkheid. Maar het werkt veel sterker als je het voelt en wilt verbeteren.

Over het algemeen zitten in een kantoororganisatie slimme mensen die prima in staat zijn om keuzes te maken, mits ze over de juiste informatie beschikken. Een mooi slogan die we hier over hoorde: “speak up when in doubt”.

Het is verleidelijk om – als je denkt dat het mis gaat – je kop in te trekken en te hopen dat het nog goed komt. In onze ogen is het gewenste gedrag hier dat je jezelf meteen uitspreekt als er misschien iets niet goed gaat. Dit kan misschien spannend zijn in het begin, maar je zal merken dat het gewaardeerd wordt door de mensen om je heen.

Uit je comfort zone gaan is goed. Andersom gezegd: als je alles afhoudt wat buiten jouw eigen domein valt, dan blijft je wereld klein en is ‘keten-optimalisatie’ onmogelijk. Belangrijk bijkomend voordeel: wanneer je nieuwsgierig bent naar andermans werk, dan zal je zien dat mensen er graag over vertellen en je betrokkenheid waarderen. Die relatie-impuls kan je later weer gebruiken als je hulp nodig hebt.

Vertrouwen in eigen kunnen betekent dat je op basis van je talenten en gebeurtenissen in het verleden de durf hebt om beslissingen te nemen en er ook naar te handelen. Een balans tussen verantwoorde risico’s en ‘steady behaviour’ is van groot belang. Een aspect wat hier nog veel belangrijker is, is het durven van fouten maken. Er wordt vanaf de middelbare school onbewust heel duidelijk gemaakt dat het maken van fouten leidt tot slechte resultaten, negatieve aandacht en daarmee een negatief zelfbeeld. Dan moet je van goeden huize komen om fouten durven te maken. Gelukkig wordt het de laatste jaren naar onze bescheiden mening steeds beter bespreekbaar in de meeste organisaties.

Focus is een stokpaardje bij de product owners van Productowner.nl. In dit kader zijn twee dingen heel belangrijk: enerzijds het stellen van prioriteiten op de korte termijn en daar niet van afwijken, anderzijds het afmaken van deze desbetreffende prioriteiten. Je kan beter 3 taken voor 100% afmaken dan 5 taken op 90%. Ownership draait om de juiste prioriteiten op het juiste moment over de finishlijn heen sleuren.

Met name hulp vragen is voor veel mensen lastig, ze zien het als een waardeoordeel. Mensen schuiven eerder dingen voor zich uit dan dat ze om hulp vragen om zo sneller en beter een bepaalde taak af te ronden.

Willen helpen is mooi, maar het heeft ook heeft een valkuil. Mensen die altijd JA zeggen komen per saldo nooit toe aan hun eigen prioriteiten. Er is veel informatie online te vinden over persoonlijke grenzen stellen. Het boek 50 tinten NEE is een duidelijk en relevant geschreven boek voor de product owners onder ons. Ondanks dat het soms lastig kan zijn is ‘happy to help’ niet voor niets één van de belangrijkste kernwaarden onder onze product owners.

Als product owner heb je vaak doelstellingen of missies rondom je product. De kans is aanwezig dat je ook een set doelstellingen hebt rondom je eigen ontwikkeling. Dat is top, die doelen nastreven is een mooie reis. Tegelijkertijd zal je in het bepalen van die doelstellingen het organisatiebelang zwaar hebben meegewogen. Een product of medewerker heeft immers een dienende rol richting de organisatie.

Onderdeel van ownership is een kritische blik naar jezelf en de mensen om je heen en daar ook van leren. Terugkijken op situaties en resultaten is belangrijk voor de kwaliteit van het product en de mensen die er aan werken.

Dit is een aspect dat door veel mensen erg sterk wordt geassocieerd met ownership. Zoals een opdrachtgever mooi omschreef: “Ik wil dat ze met oplossingen komen en niet met problemen. Ik moet vaak alles op mijn schouders nemen en dat vertraagt het proces enorm. De verandering gaat zo snel als dat ik kan, dat moet beter.”

Tot slot lead by example, een goed voorbeeld doet namelijk goed volgen. Iedereen heeft wel eens een mindere periode, maar we zijn er van overtuigd dat het consequent tonen van bepaald gedrag zal overslaan naar de mensen om je heen. Alleen dan laat je zien dat het geen ‘trucje’ is.

Dan zijn er nog twee rode vlaggen, gedrag wat in onze ogen NOOIT een positieve impact kan hebben op een situatie, team of organisatie.

Als er iets mis gaat binnen jouw project, team of omgeving, dan heb je daar een aandeel in. Benoem dat aandeel en focus er op om dat te verbeteren, focus niet op wat een ander heeft gedaan. Een collega die iets verprutst is niet de boosdoener. Ik als collega had vaker in moeten checken, meer proactieve support moeten leveren, het doel beter moeten omschrijven, etc….Een wereld van verschil. Als je dit omarmt, dan gaat er een wereld voor je open!

Je ego is de aller-allerslechtste raadgever en stakeholder. Als je zelf persé op het podium wilt staan of bang bent voor het oordeel van mensen als er dingen niet goed gaan of je twijfelt over dingen, dan is er serieus werk aan de winkel.

Niet alleen binnen het team moet ownership leven. Wij vinden dat het minstens net zo vaak andersom is, goede mensen krijgen onvoldoende ruimte om te excelleren doordat er een cultuur heerst die het nemen van ownership belemmert. Daarom beschrijven we in de blog ‘Ownership binnen de organisatie‘ de acties die het management of de directie zou moeten toepassen om optimaal ownership te stimuleren binnen de organisatie.

Product owners die te weinig ownership voelen of laten zien krijgen minder aandacht van hun manager, krijgen hun team moeilijker mee in veranderingen en vinden het moeilijker om echt impact te maken. Tijdens de basistraining voor product owners ga je leren hoe je ownership kan ontwikkelen en toe kan passen. Niet alleen bij jezelf, maar ook binnen jouw organisatie.