Klaar zijn voor Black Friday.

“Wij werken het hele jaar toe naar 2 piekmomenten, waarvan de grootste ligt rond Black Friday en de dagen er na. Onze sorteercapaciteit – het aantal pakketten dat per uur kan worden verwerkt – moet die piek aankunnen. De belofte dat dat goed komt, die moeten we geven aan onze klanten. Elke keer weer.”

Aan het woord is Willem Boetzkes, Real Estate Manager bij DPD Nederland. In tegenstelling tot de traditionele vastgoed georiënteerde benadering is Willem niet bezig met de waarde van de bakstenen op de 11 locaties in Nederland, maar is hij juist bezig met de waarde van wat er daarbinnen gebeurt.

“Wij zijn heel goed in pakketten via slimme sortering zo snel mogelijk naar de juiste plek brengen. Onze afdeling moet dat proces ondersteunen. Ons team spendeert daarom heel veel tijd aan het optimaliseren van processen en systemen in de panden”. Willem zijn rol ligt voornamelijk in het helpen van zijn team in hun eigen ontwikkeling. En daarmee ook die van het bedrijf.

En dat DPD zich razendsnel ontwikkelt, dat staat vast. Maar ook zij konden niet voorspellen wat hen in maart 2020 te wachten stond.

COVID-19 zorgt voor overvloed pakketten

April 2019 stond in het teken van ‘The Beast’; op dat moment hét paradepaardje van DPD en gekalibreerd op de te verwachten groei in de toekomst. Maar zelfs de meest gunstige groeilijnen waren niet opgewassen tegen de enorm golf aan pakketten die Covid-19 zou veroorzaken. En dus was er – iets meer dan één jaar na de opening – behoefte aan extra capaciteit van deze HUB en dan met name op kleine pakketjes.

“In de huidige markt is het mijn rol dat de groei gefaciliteerd blijft. Modelmatig de lange termijn voorspellingen invullen en inzichtelijk maken wat we daarvoor moeten doen. Soms betekent het dat we een nieuwe locatie bouwen, maar minstens net zo vaak gaat het om het implementeren van innovaties, vaak met een hoge graad van technologie.”

DPD zocht een oplossing om de sorteercapaciteit van hun grootste locatie structureel uit te breiden. Maar op het moment dat de GO kwam voor het project, was er geen capaciteit bij haar projectmanagers om dit goed te begeleiden. Zonder deze begeleiding konden zij niet garanderen dat het project binnen scope en budget, maar vooral ook voor de deadline, zou worden gerealiseerd.

Ondercapaciteit liever niet extern oplossen

“Zelf doen was geen optie. Er bestond al een gat in de bezetting en ook al hadden we uitzicht op een kandidaat, er lag al veel ander werk op hem/haar te wachten. Een moeilijke periode.”

Een collega raadde aan om een externe partij te overwegen, maar Willem was sceptisch. “Die externe consultants zijn leuk en aardig, maar is vaak korte terijn. Je moet dan eerst alles uit gaan leggen over hoe het bedrijf werkt en de cultuur werkt. Dan had ik het beter zelf kunnen doen.”

Omdat Willem zijn weerstand goed wilde onderbouwen, besloot hij toch om een intake te doen met Productowner.nl. Met name de tagline in de CV van de product owner – Don’t be a salad. Be the best Broccoli in the world – kwam uitvoerig aan bod tijdens die eerste videocall. Maar door eerdere werkervaring in de logistieke operatie van o.a. Blokker was de klik snel gemaakt.

“Productowner.nl had meteen door wat de scope moest zijn en begreep de urgentie.”

“De intake ging goed. Jullie mannetje had meteen door wat de scope moest zijn en begreep de urgentie, maar ook de complexiteit en sensitiviteit van iets gaan verbouwen wat net af was”

Uiteindelijk werd het project gekaderd en was de opdracht: regel een sorteermachine voor kleine pakketten – in de volksmond een small sorter – binnen het reeds vastgestelde budget en met zo veel mogelijk draagvlak van de betrokken lijnmanagers. En bovenal; het moet perfect draaien voor Black Friday.

De oplossing

Met een krappe 5 maanden voor Black Friday ging de product owner meteen aan de slag voor drie dagen per week. Dankzij een strakke onboarding-procedure en gestructureerde check-in momenten met de belangrijkste stakeholders stond er binnen enkele weken een solide plan van aanpak, waarbij de impact op de operatie minimaal was. Door vanaf het eerste moment de belangrijkste leveranciers te betrekken bij de totstandkoming van de planning en deliverables was er een hoge betrokkenheid in de executiefase.

Deliverables:

– Strakke onboarding

– Helder plan van aanpak

– Minimale impact op de operatie

“Het neerzetten van een extra sorteermachine in een lopende operatie is ontzettend complex. Daarin is de afstemming op de werkvloer tussen leveranciers en collega’s cruciaal. Dat proces werd goed begeleidt.”

Het project werd – ondanks wat kleine tegenslagen – opgeleverd binnen scope, binnen budget en op tijd voor Black Friday.

“het eindresultaat heeft ons absoluut gebracht wat we er van verwachten”

Onze toegevoegde waarde

“De product owner heeft laten zien dat het inzetten van een externe ook heel veel op kan leveren. We hebben veel van elkaar geleerd. De gestructureerde aanpak in overlegsituaties en bijsturen op feiten was erg fijn. Per saldo een mooie wisselwerking. En het belangrijkste is dat het eindresultaat ons absoluut heeft gebracht wat we vooraf eisten; namelijk extra capaciteit voordat wij de piek ingingen.

Wat ik ook heel sterk vond: er werd op geen enkel moment een situatie gecreëerd waarin het project door blijft etteren. Vanaf het begin was er een harde lijn en daarna is er een punt achter gezet met een goed evaluatiemoment. Daar kunnen een hoop anderen iets van leren.

Die zijn alleen maar bezig om oneindige projectnummers en uren te volmaken. Een goede manager maakt zichzelf overbodig. Voor een extern ingehuurde moet dat nóg meer het doel zijn. Zo snel mogelijk weg zijn.”

Deliverables:

– Gestructureerde aanpak
– Deadline gehaald
– Duidelijk eindpunt
– Geen overbodige uren

Alles begint bij de eerste stap zetten

Bij Productowner.nl begrijpen wij als geen ander dat je als manager duizend-en-één zaken aan je hoofd hebt. Je ziet overal kansen voor groei in omzet en efficiëntie, maar je hebt ruimte nodig om deze kansen te benutten. Laat ons je een helder beeld geven van je huidige kansen en de weg inzichtelijk maken hoe je deze kunt benutten.

Aan de slag? Beschrijf jouw situatie in een korte mail naar info@productowner.nl of stuur een appje naar +31616746577. Wij leveren met de eerste kop koffie gegarandeerd meer rust en inzicht.

Download de case study


Deel deze case

Wil je meer weten?

    Ons team zal contact met je opnemen.