Roadmap: van irritatie naar acceleratie

Als je leiding geeft aan product owners, dan snap je waarschijnlijk goed wat een roadmap is. En als je al een tijdje leidinggevende bent, dan ken je absoluut ook het gevoel van frustratie wanneer de roadmap niet wordt nageleefd. Er gebeuren andere dingen dan destijds afgesproken en het halen van deadlines gebeurt vaker niet dan wel. Herkenbaar, toch?

Terwijl de roadmap oorspronkelijk bedoeld is om richting en duidelijkheid te bieden, kan het juist een bron van irritatie zijn als doelen niet worden gehaald, deadlines worden gemist en de voorspelbaarheid afneemt. Dit leidt niet alleen tot operationele problemen voor je teams, maar ook tot verlies van vertrouwen van stakeholders, verminderde teammotivatie en uiteindelijk een vertraging in de realisatie van bedrijfsdoelen.

Gelukkig ben je niet de enige! We weten uit gesprekken en interviews met honderden leidinggevenden en duizenden product owners dat dit op veel meer plekken voorkomt dan alleen in jouw organisatie.

Een roadmap is veel meer dan een projectplanning. Het is een strategisch instrument dat de langetermijnvisie van een product vertaalt naar een concreet actieplan. Voor product owners is de roadmap de route om het product doel te halen en het wordt daarmee hun kompas. Het helpt om prioriteiten te stellen, stakeholders te ‘managen’ en teams richting te geven.

Wanneer je met SAFe en/of portfolio management werkt, dan is er ook nog een soortgelijk document of tool waarin de ambities van alle producten zijn vertaald naar concrete deliverables en waar de onderlinge relatie tussen die producten wordt verduidelijkt.

Veel gehoorde kritiek op het concept roadmapping is dat het te veel een abstract gegeven is. “Het enige wat je zeker weet van een roadmap is dat die niet nageleefd wordt. Wat het wél wordt, dat zal de toekomst uit moeten wijzen”. Een ander valide argument is dat een roadmap impliceert dat je weet wat de grootste problemen van je gebruikers en klanten zijn en dat zou er zomaar toe kunnen leiden dat je stopt om hen te betrekken bij het ‘discovery’ proces.

Dat gezegd hebbende, is en blijft een roadmap een meer dan handig instrument om als ‘praatplaat’ te dienen binnen en het buiten het eigen team en als basis voor budgetten of andere algemene zaken. Maar dat instrument verliest zijn waarde als we structureel achter de feiten aan lopen in de ‘delivery’ van die roadmap.

Uit gesprekken met onze opdrachtgevers, onderzoek onder duizenden product owners en ruim 150 projecten en producten waar we zelf aan hebben gewerkt, kunnen we de meest voorkomende factoren destilleren die ervoor zorgen dat product owners moeite hebben om hun roadmap op schema te houden. In willekeurige volgorde:

1. Onduidelijk wanneer het af is: Als aan de voorkant niet duidelijk is wanneer een roadmap-item af is, dan is het verleidelijk om continu meer te willen doen rondom een roadmap item. Een duidelijke definition of done ontbreekt, met als gevolg dat we veel meer tijd steken in iets dan dat we vooraf hadden bedacht.
2. Veranderende prioriteiten van stakeholders: Stakeholders kunnen last-minute wijzigingen of nieuwe verzoeken indienen die de prioriteiten verschuiven. En dat is op een roadmap van bijvoorbeeld 8 kwartalen ook meer dan logisch. Alleen zien we in de praktijk vaak dat de degenen die verantwoordelijk zijn voor de executie van die roadmap relatief laat worden aangehaakt en daardoor worden verrast door het nieuwe inzicht of verzoek. Dit zorgt ervoor dat product owners last-minute herplannen, wat leidt tot onrust binnen de teams, omdat interne en externe afhankelijkheden een rol gaan spelen.
3. Hoge work in progress: Er is niks leukers dan aan iets nieuws beginnen. Maar vaak gaat dat ten koste van iets afmaken. Hoe meer open eindjes er op iemands bord liggen, hoe minder efficiënt iemand wordt. De versnippering van focus en inefficiëntie vertraagt de voortgang, waardoor het langer duurt voordat er dingen af zijn. En wat gebeurt er als dat andere stuk tóch moet starten? Nog meer ‘work in progress’… en die cirkel houdt zichzelf in stand. Vooruitlopend op het vervolg van deze blog is hier het devies: “start finishing”.
4. Onrealistische deadlines: Roadmaps worden vaak te optimistisch opgesteld, waarbij geen rekening wordt gehouden met de technische complexiteit van de uitvoering of met onverwachte problemen.
5. Technical debt: Het uitstellen van technische verbeteringen kan leiden tot oplopende technical debt, wat de snelheid van nieuwe ontwikkelingen vertraagt. Product owners komen hierdoor vast te zitten in korte termijn problemen in plaats van zich te richten op strategische doelen.
6. Slechte communicatie met stakeholders: Onvoldoende afstemming en communicatie tussen product owners en stakeholders kan leiden tot misverstanden en spanningen, wat de besluitvorming vertraagt en de uitvoering van de roadmap belemmert.
7. Ontbrekende interne vaardigheden: We weten dat bijna de helft van de product owners minder dan drie jaar ervaring heeft. Hoe reëel is het te verwachten dat zij alle benodigde vaardigheden voldoende hebben ontwikkeld voor deze complexe rol? Het is niet voor niets dat bijna elke product owner aangeeft actief op zoek te zijn naar ontwikkelmogelijkheden
8. Verloop: Een product owner wisselt gemiddeld elke drie jaar van organisatie. En voor de andere rollen in de scrum teams zal het vermoedelijk niet heel veel langer zijn. Daarmee is de kans groot dat je de komende 12 maanden een opzegging te verwerken krijgt vanuit je team. Eén of meerdere lege stoelen leidt onherroepelijk tot vertraging en daar is zelden rekening mee gehouden bij de totstandkoming van de roadmap.

Het is niet alleen het team of de gebruiker die last heeft van een roadmap die te laat of niet wordt opgeleverd. Als leidinggevende van product owners heb je te maken met de gevolgen van deze vertragingen op meerdere niveaus:

1. Verlies van vertrouwen bij stakeholders: Wanneer de roadmap herhaaldelijk niet wordt nageleefd, verliezen stakeholders uiteindelijk het vertrouwen in zowel de product owners als in jou als leidinggevende. Dit kan grote gevolgen hebben voor hoe de prestaties van jouw afdeling en de organisatie als geheel worden gezien.
2. Beperkte strategische voortgang: Achterstanden op de roadmap vertragen niet alleen de dagelijkse operaties, maar kunnen ook belangrijke strategische initiatieven vertragen, zoals nieuwe productlanceringen of marktuitbreidingen. Hierdoor kan je de aansluiting met de markt mislopen, met alle gevolgen van dien.
3. Verhoogde druk en stress: Als leidinggevende word je verantwoordelijk gehouden voor het al dan niet behalen van doelen. Dit leidt vaak tot verhoogde druk vanuit het management en kan je dwingen om snel resultaten te leveren. Wanneer je enkel voorrang geeft op korte termijn resultaat, dan lijk je aan de voorkant te ‘winnen’, maar dat gaat ten koste van de mensen, de budgetten en/of de kwaliteit van de oplossing. Als je dat dan probeert op te lossen, gaat het weer ten koste van het volgende roadmap-item.
4. Risico op demotivatie van teams: Teams die het gevoel hebben dat ze achter de feiten aanlopen, raken gefrustreerd en gedemotiveerd. Dit kan leiden tot een vicieuze cirkel van dalende productiviteit, een negatieve werksfeer en uiteindelijk verzuim en/of verloop.

Het is niet zo dat alle vier de oorzaken te allen tijde even groot aanwezig zijn, maar we durven te stellen dat jij je als lezer hier zeker in zult herkennen. Gelukkig zijn er beproefde en pragmatische methodes om het tij te keren.

Hoewel vertragingen op de roadmap niet altijd volledig te voorkomen zijn, kennen we wel een aantal effectieve en pragmatische manieren waarop je als leidinggevende (proactief) kunt ingrijpen om te zorgen voor versnelling.

• Als product owner een deel van de terugkerende updates meeting uit je agenda schrappen. Wij vinden het ongezond (voor de persoon, het proces en het product) als een product owner gemiddeld meer dan 4 uur per dag in overleggen zit. Voor ontwikkelaars geldt een richtlijn van 70% productieve tijd.
• Stop met starten. Voer letterlijk een startverbod in, het mandaat om nieuwe dingen te starten ligt de komende periode altijd bij de scrum master of iemand met veel mandaat, maar met weinig belang bij die projecten.

Hier zal je als leidinggevende ook écht steun moeten geven en helpen. Jouw voorbeeldgedrag gaat de groep product owners helpen om zelf ook ander gedrag te vertonen en ander gedrag leidt tot ander resultaat.

• Van elke 7 product owners twijfelen er twee of ze de komende 12 maanden bij jouw organisatie blijven. (meer hierover vind je in het grootschalige product owner onderzoek van 2024). Als je weet wie die twijfelende product owners zijn, dan heb je wat te doen. Als je die de product owner(s) op een oprechte en duurzame manier langer aan je weet te binden, dan kan dat een jaar maken of breken in jouw productontwikkeling. Twee suggesties:
  • Besef dat er voor product owners een directe link zit tussen mandaat en werkgeluk. Hoe meer ze zelf mogen beslissen, hoe gelukkiger ze zijn
  • Er zitten in de praktijk hele grote verschillen tussen de drijfveren van product owners enerzijds en de beoordelingscriteria van organisaties anderzijds. Neem het hierboven genoemde onderzoek ter hand en ga met de product owners in gesprek om hier meer balans in te krijgen
• Ondanks alle pogingen is verloop niet altijd te voorkomen en soms zelf wenselijk. Neem zelf regie in de werving van een opvolger, wacht niet totdat de recruitment afdeling in actie komt, dan ben je in de praktijk weken verder voordat je tractie krijgt. Ga ook niet op zoek naar het schaap met de 5 poten. Onze ervaring is dat iemand die goed is in een visie uitdragen, keuzes durft te maken én heel goed is in stakeholder management vaak beter presteert dan een vakidioot die vooral leunt op domeinkennis.
• Investeer in de zittende product owners. Want ze hebben allemaal wat te leren. Uit onderzoek weten we dat bijna een kwart van de product owners zijn/haar leidinggevende betrekt bij het bepalen van de ontwikkelbehoefte. Een verdiepingsslag op stakeholder management is voor de hand liggend, aangezien het volgens de product owners de belangrijkste vaardigheid en tegelijkertijd het grootste ontwikkelpunt is. Trainingen volgen is de meest gekozen methode, maar ook lezen en luisteren (podcasts) staan in de top 3.

Zie je dit stuk over je teams op sterkte krijgen en houden als belangrijke oorzaak voor je vertraagde en/of afwijkende roadmap? Neem contact met ons op. We kunnen je snel bijstaan met tijdelijke product owners die volgende week kunnen beginnen of werving & selectie diensten.

Dit voelt vermoedelijk als een open deur, maar het gaat met name om ‘hoe’ en niet om ‘of’ dit gebeurt in jouw organisatie. Wat die kortcyclische review- en prioriteringssessies effectief maakt hangt af van de organisatie, het product, de volwassenheid van de teams, de afhankelijkheid van het product voor primaire processen, etc..

Er zijn leidinggevenden die zich beperken tot de standaardvragen die ooit zijn bedacht in scrum (wat hebben we bereikt, wat gaan we doen en waar lopen we tegenaan? En er zijn organisaties die een hele besturingsmethodiek organisatiebreed implementeren om de richting en voortgang van hun product roadmap te borgen. En of dat goed of fout is, dat hangt af van jou en jouw unieke situatie. Wat we als richtlijnen wel mee willen geven voor die sessies:

• Dit soort sessies wil je als eerste taak van de dag of als laatste taak van de dag inplannen.
• Afhankelijk van de grootte mag je ervan uitgaan dat mensen na 90 minuten echt de draad kwijt zijn. Heb je langer nodig, maak dan sub-meetings en werk op die manier ‘omhoog’.
• Als je alleen maar gaat zenden en geen input ophaalt of discussie voert, dan werkt een meeting averechts. Neem een video op of verstuur een mail. Dan kunnen jouw mensen dat op een moment en plek naar keuze tot zich nemen.
• Maak duidelijke afspraken over mandaat. Welke keuze leg je bij de product owner en welke niet. Wat er in de komende sprint komt, is idealiter een keuze die de product owner zelf maakt. Wat we de komende drie maanden doen zou in overleg moeten met jou als leidinggevende. Alles daar tussenin hangt af van de impact, het mogelijke risico en de volwassenheid van de PO om er zelf over te beslissen.
• Bepaal waar mogelijk mét en niet vóór de product owners en teams wat we gaan doen
• Tegelijkertijd: Er is bij de moeilijke gevallen uiteindelijk één beslisser en dat ben jij. Leiderschap begint als niemand het meer weet en het is jouw rol om die keuze te maken. Toelichten waarom je een keuze maakt hoort er overigens ook bij.
• Laat de productvisie leidend zijn in de keuzes die je maakt en maak die keuzes waar mogelijk met de ondersteuning van data en gebruikersinput.

Deze korte ‘sync sessies’ zorgen ervoor dat problemen niet onnodig lang onbesproken blijven en dat teams snel kunnen bijsturen en worden bijgestuurd. Dit helpt om de focus te behouden en zorgt voor een transparant proces waarin stakeholders vertrouwen krijgen.

Kleine successen kunnen een groot verschil maken in het herstellen van vertrouwen en motivatie. Help product owners om snel zichtbare resultaten te boeken door te focussen op ‘quick wins’. Dit zijn kleine, maar impactvolle taken of features die relatief snel kunnen worden afgerond. Of het afronden van dat ene projectje dat al maanden voortsleept. Door snel zichtbare waarde te leveren, zien stakeholders voortgang en krijgen teams het gevoel dat ze weer controle hebben over hun werk.

Een andere manier om vertrouwen te herstellen, is door de voortgang van de roadmap transparanter te maken. Dit kan door gebruik te maken van real-time roadmap tools, zoals Jira, Trello of Asana. Maar een rondje langs Google leert dat er ook goedkopere (en zelfs gratis) tools zijn die op een pragmatische manier de voortgang van een roadmap laten zien. Deze tools maken het mogelijk om de status van de roadmap continu te monitoren en te delen met stakeholders. Hiermee geef je hen meer inzicht in de voortgang en de eventuele obstakels, wat bijdraagt aan een beter begrip en minder verrassingen. Kort samengevat: Als een obstakel meteen wordt gemeld in combinatie met een vervolgstap, dan zal de getoonde snelheid en het oplossend vermogen bijna altijd de angel uit de situatie halen.

In navolging van bovenstaand punt, breng je stakeholders bij elkaar om de voortgang te bespreken en verwachtingen te horen en bespreken. Organiseer regelmatige alignment sessies tussen product owners en (groepen) stakeholders om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Dit helpt om conflicten te voorkomen en voorkomt dat stakeholders onverwachte eisen stellen die de prioriteiten verstoren.

Zet technical debt op de agenda. Het aanpakken van technical debt wordt door velen als essentieel gezien om op termijn vertragingen te voorkomen. Zorg ervoor dat product owners regelmatig tijd reserveren om samen met de meest seniore ontwikkelaars te bepalen of dit het moment is om (veel) technical debt af te lossen. Of het daadwerkelijk prioriteit krijgt hangt af van veel dingen. Mocht dit relevant zijn voor je, luister dan bijvoorbeeld eens naar deze podcast aflevering over technical debt.

Winstwaarschuwing bij al deze oplossingen: vaak wordt het altijd eerst even erger voordat het beter wordt. Geef niet meteen op, maar hou het een tijdje vol. En wees ook transparant naar je omgeving dat je bezig bent met verbeteringen en dat het even duurt voordat die zichtbaar zijn. De aanhouder wint.

Van alle uitdagingen die leidinggevenden tegenkomen bij een vertraagde of afwijkende roadmap, is het verlies van vertrouwen bij stakeholders vaak de meest zorgwekkende. Stakeholders rekenen erop dat de roadmap gevolgd wordt en dat deadlines worden gehaald. Wanneer dit niet gebeurt, zorgt de afname in voorspelbaarheid dat het vertrouwen in zowel het team als de leidinggevenden snel afbrokkelt.

Om dit probleem aan te pakken, is het belangrijk om open en transparant te zijn over de voortgang en uitdagingen.Ga aan de slag met bovenstaande tips en wellicht vind je nog wat berusting in het gegeven dat dit één van de meest voorkomende dilemma’s is voor leidinggevenden van product owners.

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen over de inhoud of wil je graag dat we actief met je meedenken of meehelpen over tijdelijke ondersteuning, werving & selectie of trainingen voor jouw product owners? Neem contact op, happy to help!