Uren schrijven

Eerlijk is eerlijk, tijdsregistratie is niemand zijn hobby. En tegelijkertijd snappen we heel goed dat onze klanten willen weten waar een factuur op is gebaseerd. En dus noteren we allemaal elke dag onze uren, zodat onze klanten in hun eigen portal kunnen zien waar onze product owner aan werkt en hoeveel tijd we daar voor nodig hebben gehad.

Uren schrijven

Onze interne richtlijnen

1. Je schrijft elke dag je uren van die dag.

We hopen te worden beoordeeld op de outcomes van ons werk, maar het is goed om elke dag het inzicht te geven in het wie/wat/wanneer van ons werk.

2. Je schrijft de feitelijk gemaakte uren en rond af op kwartierniveau.

Afronden behelst enige vorm van een eigen morele kompas. Gelukkig hebben we blind vertrouwen in de integriteit van onze mensen.

3. We schrijven alleen uren voor klanten, niet voor interne projecten.

Vrijheid is een groot goed, het is niet voor niets dat we op deze punten heel hoog scoren in onze team tevredenheid. Mocht een collega toch heel graag willen weten waar de 20% aan vrij in te vullen tijd naar toe gaat, dan is dat uiteraard te regelen. Maar dat gebeurt dan alleen voor eigen inzicht.

4. Ben je een dag bij de klant, dan zou 8 uur schrijven op dat project de norm moeten zijn in 90%+ van de gevallen.

Een werkdag is een werkdag, waarbij de product owner in kwestie zo veel mogelijk tijd wil besteden aan impact maken en niet het in de gaten houden van de kookwekker als die laatste call uitloopt of als het lunchgesprek met de opdrachtgever net wat korter of langer duurt dan gepland. Uitzonderingen zijn er zeker, maar de norm is 8 uur.

5. Uitzoeken hoe iets werkt voor een klant is in 100% van de gevallen billable.

Onze mensen zijn hele goede generalisten. Maar er zit een verschil tussen een generalist en een alleskunner. Uiteraard maken we zo veel mogelijk gebruik van de kennis bij de klant en in ons eigen team. Toch ontkomen we er niet aan dat er in sommige gevallen researchtijd nodig is.

6. Werk je een ochtend of middag op 1 project? dan is het een halve dag. Blok je dan af voor andere dingen.

Deze richtlijn zorgt voor focus. Meer dan de helft van onze product owners werkt op meerdere projecten. We willen de focus tijd maximaliseren, daar is de klant bij gebaat. Dus we zien graag dat er in blokken van 4 uur wordt gewerkt als de situatie het toelaat.

7. In omschrijvingen staat kort (5-10 woorden) wat je hebt gedaan.

Het doel van de omschrijvingen is om de klant inzicht te geven in wat er op hoofdlijnen gebeurt. Micromanagement is voor niemand goed, dus het hoeft ook niet extreem gedetailleerd. Mochten er achteraf toch vragen komen, dan leert de praktijk dat onze tijdsregistratie in combinatie met outlook en een agenda altijd meer dan voldoende is om te kijken waarom een dal of piek in de uren tot stand kwam. (overigens zijn pieken altijd in overleg)

8. Klant-events (borrels, etentjes, etc..) zijn non-billable en waar mogelijk is het laatste rondje van ons.

Een relatie opbouwen met elkaar is heel belangrijk voor het succes van het project. Daarom zijn we graag onderdeel van teambuilding activiteiten bij de klant. Tegelijkertijd vinden we het gek om een bonnetje te sturen voor een avondje bowlen of een etentje om een succes te vieren.

9. Voegt een collega in jouw ogen waarde toe op jouw project? Dan schrijf je die uren ook en vermeld je dat in de omschrijving.

Wat als een senior in een half uur iets kan dat de medior twee uur tijd bespaard. Dan wint toch iedereen? Elke collega heeft ‘achter de schermen’ een tandem-maatje en dus kan het gebeuren dat er een tweede collega op het project werkt. We houden dingen graag simpel voor de klant en een vermelding is in de praktijk altijd meer dan genoeg.

10. Onzekerheid of een project dat een beetje schuurt is geen reden om non-billable te zijn.

Klassieker. Het gaat even niet zo lekker en dus gaat het onderbewustzijn compenseren. Slecht idee in onze ogen. Juist in die situaties is het belangrijk om transparant te zijn over onze inzet.

Heb je een vraag over bovenstaande? Aarzel niet en neem contact met ons op.

Benieuwd naar meer? Neem contact op