De 5 Scrum ceremonies uitgelegd

Scrum is georganiseerd rondom een vast ritme dat bestaat uit een aantal terugkerende rituelen, ook wel de Scrum ceremonies genoemd. Het vaste ritme van de sprints waarin alle Scrum ceremonies worden doorlopen stelt je voortdurend in staat bij te sturen en daarmee maximale waarde voor de eindgebruikers te creëren.

Er zijn verschillende methodes om agile te werken. De methode die wij het meeste tegenkomen is Scrum. Scrum bestaat uit aansluitende sprints van meestal 2-3 weken. Deze sprints bestaan uit vaste ceremonies/rituelen waarin de teamleden vooruitkijken, samenwerken en terugkijken op de geleverde waarde en de samenwerking zelf. De Scrum ceremonies zijn er om de samenwerking te optimaliseren en daarmee de kwaliteit van het werk te verhogen.

Het Scrum proces laat zich het beste uitleggen aan de hand van een schema. De verschillende Scrum ceremonies komen hierin terug en zo zie je in één oogopslag wat belangrijk is tijdens deze ceremonies.

Tijdens de sprintplanning bepaalt het Scrum team wat ze de komende sprint wil bereiken, waarom dat belangrijk is en hoe ze dat gaan aanpakken. Het werk dat tijdens de sprintplanning in de komende sprint opgenomen wordt, moet genoeg zijn om binnen de tijdspanne van de sprint volledig opgeleverd te worden. Tijdens de sprintplanning formuleert het team een sprintdoel. De product owner doet een voorstel, maar het team stelt gezamenlijk het uiteindelijke doel vast. Dit doel geeft focus, commitment en maakt het makkelijker om afwegingen over inhoud en prioriteit te maken. Wanneer de sprintplanning gereed is, kan de sprint starten en heeft het team de hele sprint de tijd om al het werk af te ronden.

Tijdens de sprint overlegt het team dagelijks in de Daily Scrum sessie. Deze sessie wordt ook wel de stand-up genoemd omdat de teamleden dit vaak staand doen. Zo blijft de meeting kort en krachtig. Het doel is om de voortgang van de sprint te evalueren en zo nodig bij te sturen. De Daily Scrum zorgt ervoor dat het team snel knelpunten kan benoemen en hier beslissingen over kan nemen. Deze Scrum ceremonie helpt daarnaast om teamleden beter met elkaar te laten communiceren. De enige echte vraag die telt is: “Halen wij het sprintdoel?”. 

De vorm en agenda van deze meeting is volledig vrij te kiezen door het Scrum team. Er is geen vaste voorzitter of gespreksleider, maar de scrum master of een ervaren teamlid kan dit gesprek wel begeleiden als dat nodig is. De product owner is hier soms wel, soms niet bij, afhankelijk van of dat nodig wordt geacht. Het gebeurt ook wel dat alleen de developers dit dagelijkse moment met elkaar organiseren, zonder inmenging van product owner of scrum master. Deze sessie is zo kort mogelijk en wordt tegenwoordig ook regelmatig online of hybride georganiseerd, maar wel altijd op een vast tijdstip.

Tijdens de sprint is een onderdeel van de werkzaamheden het ‘refinen’ van de items op de backlog zodat deze voldoende zijn uitgewerkt voor een volgende sprint. De product owner legt een product backlog item uit en het team brengt samen in beeld welke werkzaamheden hiervoor moeten worden uitgevoerd. Op basis hiervan ontstaat een inschatting van de werkzaamheden én de inspanning. Hiermee kan bij de volgende sprintplanning een goede en gebalanceerde sprint worden samengesteld.

De refinement maakt geen deel uit van de ‘officiële’ Scrum rituelen. Wij zien in de praktijk dat de refinement wel degelijk in agenda’s van Scrum teams voorkomt. Soms een vaste afspraak, soms alleen als het echt nodig is. Soms wordt dit met een online tool gedaan, soms ook juist fysiek met een stapel Scrum poker kaarten (zie kader ‘Inschatten en Velocity’) op tafel.

Het doel tijdens de refinement sessies is om tot goede inschattingen van het werk te komen door iedereen individueel een inschatting te laten maken. Soms neem jij als product owner deel aan de refinement, soms worden alleen de techneuten betrokken die echt weten waar het over gaat. Hoe frequent en hoe lang de refinement is, is afhankelijk van ervaring en expertise binnen het team en van het product zelf. Eigenlijk is alles goed, als het team maar duidelijk krijgt wat er van ze verwacht wordt tijdens een volgende sprint. Daarnaast kijkt het team verder vooruit zodat ze ook op een hoger niveau de haalbaarheid van de gekozen richtingen blijven beoordelen en inschatten.

De sprint review is één van de laatste ceremonies tijdens de sprint waarin het opgeleverde werk wordt bekeken en beoordeeld. De sprint review wordt op de laatste dag van de sprint gehouden met zoveel mogelijk stakeholders van het product.

Dit is het enige moment dat mensen buiten het team bij de sprint ceremonies aanwezig zijn, dus probeer hier altijd een extra waardevolle sessie van te maken. Je kunt een teamlid in het zonnetje zetten door een demo te laten geven. Ook kun je feedback van gebruikers en stakeholders verzamelen. Het is een toets moment om te bepalen of je nog wel de goede kant op gaat richting het productdoel.

Tijdens de sprint retrospective wordt door het Scrum team de samenwerking en het Scrum proces beoordeeld. De retro is de laatste gebeurtenis van de sprint en wordt gehouden na de sprint review. Het gaat hier niet over wat er is opgeleverd, maar hoe de onderlinge samenwerking is verlopen. Het hele Scrum team doet hieraan mee, ook de product owner. Een open gesprek over de werkwijze voeren, versterkt de samenwerking en kan knelpunten blootleggen die anders niet aan het licht zouden komen. Het doel is om de effectiviteit van het hele Scrum team elke sprint een stukje beter te maken.

De filosofie van Scrum is ‘iteratief empirisme’. In gewone taal betekent dat ‘een herhalend ritme, waarbij je kennis opdoet door middel van ervaring en experimenteren’. Je kijkt naar wat er gebeurt, evalueert het proces en de uitkomsten en stelt bij waar nodig. Het repeterende karakter van de sprint en de vaste ceremonies maken Scrum een methode om het telkens een beetje beter te doen. De teamleden worden verleid om hun onderlinge samenwerking te versterken en tegelijkertijd de kwaliteit van hun werk te verhogen.

De Scrum ceremonies dragen bij aan de drie belangrijke principes van Scrum:

• Transparantie: voor alle betrokkenen is het inzichtelijk wat er opgeleverd gaat worden. Als product owner neem je bij voorkeur beslissingen op basis van de werkelijke situatie en houd je risico’s inzichtelijk.
• Inspectie: om te voorkomen dat het team niet meer richting het (sprint)doel beweegt, bekijk je als product owner met regelmaat de voortgang, inhoud en werkwijze. Dit wordt gedaan tijdens de ceremonies, op zowel de inhoud als de samenwerking. Deze ‘inspectie’ brengt duidelijkheid en maakt vervolgens bijsturen mogelijk.
• Aanpassing: Dankzij transparantie en inspectie is een Scrum team in staat om bij te sturen wanneer het werk of de samenwerking sub-optimaal is. Transparantie en inspectie zijn zinloos als je niets aanpast.

Als product owner is het kritisch om te kijken naar de Scrum ceremonies van jouw omgeving. Hoe gaat het binnen je team? Wat wordt er opgeleverd? Hoe verloopt de samenwerking? Hierbij mag je ook feedback ophalen bij je team en stakeholders. Ga vooral eens na of alle rituelen voorbij komen tijdens de sprint en of je die op de juiste manier uitvoert. Gebruik hiervoor het Scrum ceremonies overzicht.

Meer leren? Neem de stap naar effectievere Scrum ceremonies en krijg het vertrouwen om jouw uitdagingen op te lossen. Tijdens onze eendaagse product owner basistraining doorlopen we het ritme en de rituelen van jouw praktijk. Samen maken we vervolgens een plan om het geleerde meteen in de praktijk te brengen.