Wat zorgt er nou voor dat een product owner kan zorgen voor een succesvol project en welke kwaliteiten/vaardigheden kan de product owner hierbij nou gebruiken? In deze blog noteren we de belangrijkste punten. De blog is een uitgeschreven versie van de online webinar over de product owner in de praktijk uitgezonden door SkillsTown. Mocht je de video willen bekijken? Klik dan hier.

De schaarste onder Product Owners

Er waren – in februari 2020 – ongeveer 3.000 vacatures voor PO’s in Nederland. Na de functie van developer is dit het meest gevraagde profiel in de Nederlandse digitale sectoren. Het aanbod is heel beperkt, omdat een product owner een moeilijk profiel heeft, geen ‘echt’ beroep is binnen veel bedrijven en er een zeer beperkt studieaanbod is.

Een goede PO moet niet alleen veel weten van het PRODUCT, maar moet ook heel veel weten over mensen en goed om kunnen gaan met die mensen. Oftewel: PEOPLE- en stakeholder management. Ook moet een PO bovengemiddeld sterk zijn als het aankomt op het PROCES. Het spanningsveld van people, product en proces, dat is moeilijk. En het is moeilijk om mensen te vinden die het én beheersen én het dan ook leuk vinden om die talenten in te zetten als ‘middle man’ tussen de business en development.

1. No Dickheads Allowed

Bij het selecteren van een nieuwe teammember wordt er niet als eerst gekeken naar de kwaliteit die iemand bezit, maar vooral naar het aanpassingsvermogen. Toont deze kandidaat wel respect, is die aardig, pakt iemand nieuwe dingen snel op? Wij vinden daarom attitude en ‘likability’ erg belangrijk. Dit geeft mensen een gevoel van vertrouwen en veiligheid. waardoor openheid en transparantie ontstaat. Dus je stakeholders, teamleden en collega’s moeten energie van je krijgen!

2. Energie voor 2

Het tweede punt toetsen wij binnen de eerste 10 minuten tijdens de kennismaking. En dat is op basis van hoe energiek iemand overkomt. Als PO “own je het product”. Als je niet een energiek persoon bent over het product en ook niet naar je stakeholders, hoe ga je hen dan enthousiast krijgen over het product en het project?

3. Technische affiniteit

Als PO hoef je niet perse te kunnen coderen. Het is wel belangrijk dat je je bezig houdt met de nieuwe ontwikkelingen en trends op het gebied van technologie en digitalisering. Deze ontwikkelingen prikkelen jou en je praat hier graag over met je collega’s of het SCRUM team.

4. 100% Ownership

Dit betekent voor ons dat je 100% ownership neemt. Als er bijvoorbeeld iets mis gaat in het project, product of proces, betekent dit dat je als PO hier een aandeel in hebt gehad. Je bent als PO verantwoordelijk voor het begrijpen van de behoefte van de klant en gebruiker, het opstellen van de productvisie, het up-to-date houden van het development team en besluiten maken over de product backlog. De fout kan door iemand anders in het team veroorzaakt zijn, maar het is de taak van de PO om dit te voorkomen. En wanneer er een issue ontstaat neem je “ownership” en kijk je waar dit door komt; heb je wel genoeg ingecheckt bij je stakeholders, heb je de juiste vragen gesteld, heb je voldoende support geboden, heb je op tijd geëscaleerd. Dit zijn taken van de PO en als die juist worden uitgevoerd kunnen fouten voorkomen worden.

5. Happy to help

Voor dit punt nemen we graag de metafoor van de hospitality aan. Het ontzorgen en service aanbieden aan mensen maakt je gelukkig. Dit betekent niet dat je alles voor iedereen doet wanneer zij daar om vragen, maar je hebt wel een oog voor het zien wanneer iemand support nodig heeft en het maakt je gelukkig wanneer je iemand hierbij kan helpen.

6. Doelgericht

Heel simpel gezegd; zonder doel weet je niet of je het hebt gehaald en of je op de juiste route zit. Een PO moet kunnen realiseren dat er een doel wordt gesteld samen met de stakeholders, het doel breed wordt gedragen en hij moet er ook energie van krijgen om samen met andere dat doel na te jagen. Dit betekent niet dat er een getal op de muur wordt geplakt en je hier continu op focust. Het kan namelijk, gaandeweg, voorkomen dat het doel aangepast moet worden of een andere route bewandeld moet worden om het doel te bereiken.

7. Diploma is geen vereiste

We deden vorig jaar pragmatisch onderzoek door 150 vacatures van LinkedIn te bestuderen. Wat ons opviel was dat er slechts bij 1 vacature een PSPO certificaat vereist was. Zo’n certificaat is natuurlijk niet geheel onbelangrijk. Het zorgt ervoor dat je bepaalde regels, ritmes en werkprocessen aanleert. Maar onze ervaring is dat je met alleen het behalen van zo’n certificaat je niet perse een betere PO wordt. Daarom zijn de bovengenoemde eigenschappen veel meer van belang voor ons dan een certificaat.

8. Business Representative heeft onze voorkeur

In de theorie van scrum worden er 5 types PO benoemd:

• Scribe; Een soort notulist. Een scribe beheert voornamelijk alleen de Product Backlog, waarbij hij de wensen van de stakeholders doorvertaald in user stories. Dit zijn vaak businessanalisten of requirement engineers die tot PO worden benoemd. Zij hebben vaak geen tot zeer beperkt mandaat en worden alle besluiten gemaakt door een stuurgroep of een Project Manager.
• Proxy; Vooruitgestuurde soldaat, heeft niet veel te vertellen maar voornamelijk terug te koppelen. Net zo als de Scribe, is de Proxy vaak ook nog startende met Agile en Scrum. De Proxy heeft net iets meer mandaat dan de Scribe en maakt zelfstandige besluiten op de ordening van de product backlog.
• Business Representative; Iemand die flinke kennis heeft. Deze PO kent de markt, de klanten, bestaande producten, visie van andere mensen. De Business Rep. heeft meer mandaat en is eindverantwoordelijk voor een deelproduct, systeem of proces. In het project mag deze PO zelf bepalen welke taken er uitgevoerd worden door het Development Team. Vaak heeft een Business Rep. geen eigen budget ter beschikking, waardoor dit type PO vaak nog wel te maken heeft met het MT die sturing geeft.
• Sponsor; Iemand die het bonnetje oppakt. Het verschil met de Business Rep. beschikt de Sponsor wel over een eigen budget. Hierdoor heeft hij net iets meer mandaat doordat de Sponsor de mogelijkheid heeft om desgewenst het Development Team op- of af te schalen. Doordat de Sponsor beschikt over een eigen budget, kan hij zorgen voor een versnelling of een vertraging van de ontwikkelingen en heeft deze PO een grote invloed op de return on investment en total cost of ownership van het product.
• Entrepreneur; Iemand die ervoor zorgt dat het bedrijf gaat groeien dankzij het product. De entrepreneur neemt de volledige verantwoordelijkheid voor en mandaat over het product. Het is een PO, ook wel mini-CEO genoemd, met een sterke visie op de markt en het product. Ze zijn eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling en voor het vermarkten van het product.

Ben je (op zoek naar) een product owner in de omgeving Rotterdam of Breda? Lees hier meer.

De sponsor heeft het budget en dat wordt al snel een wie-betaalt-die-bepaalt situatie. Dat is vaak iemand die minder snel gaat overleggen met zijn stakeholders. Dan krijg je maar de visie van één persoon en dat dat product wordt dan gebouwd.

De entrepreneur is iemand die een business probeert op te zetten rondom het product. Vaak heeft zo’n persoon 100 acties op zijn lijst staan en kan die niet dagelijks inchecken bij zijn stakeholders of het development team. Dit kan volgens ons geen effectieve PO zijn.

Het kan best zo zijn dat een entrepreneur met een scribe of een sponsor met een proxy een hele goede tandem is. Maar om van alleen de rol sponsor of entrepreneur het PO schap naar je toe te trekken zien wij niet zo snel gebeuren. Daarom zien wij de business representative als sweet spot waar je als PO wilt zitten. Je hebt namelijk vaak goede verstandhouding met de entrepreneur en sponsor, je wordt gezien als gewaardeerde kracht, je begrijpt hun probleem en de probleem van de gebruiker, Maar je hebt ook zelf een mening door de kennis die je bezit van de gebruiker, de markt, de technische ontwikkelingen, wat waarde levert aan het project dynamic. Dit merken wij ook tijdens de gesprekken met de ontwikkelteams bij onze klanten. Omdat ze met een business representative meteen op de inhoud kunnen sparren en die persoon betrokken genoeg is qua agenda capaciteit dat ze die ook een keer kunnen bellen of een appje kunnen sturen.

10 tips voor een succesvol project

1. Meetbaar HELL-YEAH moment als Noorderster

Dit valt heel erg samen met dat doelgerichtheid. Dit doen we door onze klant zich te laten inbeelden dat ze het project met een HELL-YEAH moment staan te vieren op de zomer BBQ of op de kerstborrel met spuitende champagne en springend op de tafels. Dan is de volgende vraag; Wat is er dan precies gebeurd en wat is er bereikt? Hieruit ontstaan dan bepaalde scenario’s waarvan je weet hoe je dit moment moet behalen en die je vervolgens met elkaar concreet en realistisch kan maken. Het is dus belangrijk om de entrepreneur, de sponsor en andere belangrijke stakeholders mee te nemen in dit proces waardoor je weet waar je aan toe bent en je kunt dit tijdens discussies weer naar boven halen om de focus te behouden.

2. There is no I in PO

Dit heeft te maken met egoïsme. Als PO kies je niet ervoor om je eigen mening door te drukken omdat alleen jij denkt dat deze waardevol is of omdat je je gepasseerd voelt. Als de ego een rol begint te spelen en je als PO niet meer naar de waardevolle inbreng van je stakeholders luistert dan is dat bij ons echt een rode vlag. Er is geen plek voor ego, het draait om de gebruiker en de kwaliteit het product.

4. Begrijpen, begrijpen, begrijpen

In een scrum proces verbrand je gemakkelijk 15k – 30k euro per sprint. Het komt helaas te vaak voor dat er een sprint wordt opgeleverd die later toch niet waardevol blijkt te zijn, uiteindelijk slecht was of niet wordt gebruikt. In 9 van de 10 gevallen komt dit doordat er dingen vooraf niet goed begrepen zijn. Dan kun je je afvragen;

• Hebben we niet de juiste vragen gesteld?
• Hebben we niet de juiste stakeholders geïnterviewd?
• Hebben we genoeg naar de data gekeken?
• Hebben we bepaalde blinde vlekken genegeerd?
• Hebben we toch ergens aannames gedaan.

Wij hebben liever nog een week langer de tijd om dingen te begrijpen dan op aannames een sprint starten. Er wordt dan beter begrepen wat écht waarde toevoegt voor de gebruiker en het geld wordt dan zo effectief mogelijk gebruikt. Hierdoor wordt er ook meer draagvlak voor de volgende sprint gecreëerd.

5. De kracht van content

De content van het platform, van je website of je product is super belangrijk. Maar ook content erom heen – bijvoorbeeld voor de lancering – is enorm belangrijk. Vaak wordt dit onderschat en niet altijd meegenomen in het budget of planning. Het maken en beheren van de content is vaker een showstopper dan de techniek dat is. Het komt vaak genoeg voor dat er net voor het ontwikkelen en live gaan, van bijvoorbeeld een website, er nog heel wat teksten vanuit verschillende afdeling toegevoegd moeten worden waardoor de deadline niet wordt gehaald. Of dat er grote projecten stil komen te liggen omdat er meningsverschil is in het bepalen of het wel of niet via de radio gelanceerd wordt.

Tip; Zorg ervoor dat je altijd content op de agenda zet bij elke periodieke check met jouw stakeholders.

6. Data op 1,2&3

Ooit geleerd dat zodra je op de 1.000 sessies zit, je op onderbuikgevoel kan sturen. Je hebt dan ervaring en je denkt functionaliteit moet zo werken en we gaan er zo mee starten. Als je meer dan 1.000 interacties hebt ga het dan testen, laat in data zien aan je stakeholders dat het daadwerkelijk waardevol is. Het levert je nieuwe inzichten op, je kunt je aannames van stakeholders valideren met data en je eigen analyse van data kan je valideren bij je stakeholders.

7. Budget is nog geen value for money

Het feit dat je 20k besteedt betekent niet dat het 20k oplevert. Als PO moet je de waarde van het budget, aanvragen voor het toevoegen van features en de items op de product backlog kunnen bepalen en prioriteren. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er iets voor 8 dagen gebouwd moet worden wat maar een minor issue gaat oplossen terwijl dit misschien in operatie een kwartiertje werk is en uiteindelijk minder kost dan een feature gaan ontwikkelen. De verantwoordelijkheid van een PO is om dit op voorhand al in te zien en ervoor te zorgen dat het budget zo waardevol mogelijk uitbesteed wordt.

8. Onze boekenlijst is er niet voor niets

Wij geven al onze PO’s die bij ons komen werken vier boeken.

• Extreme Ownership; Ownership nemen op alles wat om je heen gebeurd.
• Sprint; Gaat over de methodiek design sprint. Een design sprint geeft een stuk of 60 oefeningen mee, waarmee jij in elke groep meteen de energie terug kan brengen en waar je ook meteen heel veel energie uit kan halen.
• 50 Tinten Nee; Heel pragmatisch en geeft concrete tips voor een PO gefocust op stakeholder management. Dit boek helpt je om als PO nee te kunnen zeggen tegen al je stakeholders om te voorkomen dat de product backlog geen eindeloze lijst wordt. Je stakeholders begrijpen waarom je nee zegt en waarderen jouw terugkoppeling. Ook geeft het handige tips om mandaat te krijgen binnen je project. “Nee” zeggen zorgt voor focus en voor een betere “ja”.
• Never Split the Difference; Dit boek ontwikkelt je gesprek technieken, waarvan wij denken dat die relevant zijn voor een PO. Deze technieken helpen je om zonder veel vragen toch veel informatie te vergaren en het stelt je in staat om je gesprekspartner beter te begrijpen.

9. Preparation key

Dit valt onder het kopje actie toont prioriteit. Als PO is het essentieel dat je ontzettend goed voorbereid aan tafel zit. Dus je hebt de;

• Notulen doorgelezen
• Agendapunten voorbereid
• Ingelezen op de materie
• Vragen voorbereid
• Eigen aannames opgenomen en getoetst.

Door dit goed voor te bereiden laat je aan je stakeholders zien dat het belangrijk voor je is. Je stakeholders zullen dit waarderen, zichzelf beter voorbereiden en met meer energie de meetings in stappen. Daarnaast helpt het je om zo veel mogelijk uit de meeting te halen en beter te kunnen begrijpen wat er besproken wordt. Wat enorm waardevol is voor het uitwerken van de vervolgafspraken.

10. Blijf experimenteren

Veel bedrijven zien een experiment als kans op geldverspilling want ze voeren activiteiten uit die wellicht niets opleveren en waar tijd, kosten en andere resources aan gespendeerd worden. Wij vinden het juist een heerlijk moment om nieuwe dingen te leren, en hiermee mensen te enthousiasmeren. Als PO vinden wij het super tof om met een experiment, de hypothese en de uitkomst langs de stakeholders te gaan om te laten zien wat je hebt geëxperimenteerd om zo tot een punt te komen dat het (scrum) team nog de juiste ontwikkelingen aan het uitvoeren zijn, of juist dat het mislukt is maar dit weer nieuwe focus in het project brengt voor vervolgacties. Uit onze ervaring enthousiasmeert dat de stakeholders en levert enorm efficiënte ideeën op.

Wij geloven dat je door deze tien tips te hanteren de slagingskans van elk project significant verhoogd. Kort samengevat; Zorg dat je een meetbaar doel hebt; Hou je ego buiten de deur; Laat zien dat het voor jou prioriteit heeft door actie te tonen maar ook goed voor te bereiden; Steek veel tijd in in het goed begrijpen door gebruik te maken van data en efficiënte vragen te stellen aan jouw stakeholders en gebruikers; Vergeet content niet. De content kan net zo goed vertraging in het project oplopen als op techniek; Maak slimme keuzes ook al heb je veel budget ; Check onze boekenlijst :-).

Key take away

De key take away die ik je mee zou willen geven met deze blog is dat “De perfecte PO niet bestaat. Hoe jij als mens denkt en handelt is veel belangrijker dan hoeveel IQ je hebt of wat voor score je had voor een training of examen. Wat jij realiseert, dat doe je niet voor jezelf of voor je baas, maar voor tevreden en rendabele gebruikers.”