5.4 minuten leestijd

Werk inschatten. Het blijft een hot topic binnen Agile teams. Doen we dat nou in uren of story points? En doet een developer dat of mag de PO dat ook doen? 

In deze blog gaan we in op een aantal topics:

  1. Waarom is werk inschatten een ding?
  2. We gaan in op story points, planning poker, T-shirt sizing en het inschatten o.b.v. uren.
  3. Wat is de rol van de product owner?
Geen ownership zonder heldere visie en doelen

Een van de uitdagingen waar een SCRUM team tegenaan loopt is het inschatten van werk. We werken Agile, maar toch wil de opdrachtgever of stakeholder weten hoeveel het allemaal gaat kosten. En dan natuurlijk de hamvraag: wanneer is het af?

Vanuit ervaring of theorie kunnen we daar een hoop van vinden, maar het feit blijft dat de beslissers een gevoel willen hebben bij hoe complex de werkzaamheden zijn. Dat zorgt ervoor dat het in de praktijk wel degelijk een belangrijk onderdeel is van het SCRUM proces. SCRUM schrijft niet voor hoe dit moet worden gedaan en het is dus aan het team om de werkwijze te bepalen. Hieronder geven we wat opties met bijbehorende tooling.

Technieken

Story points

Story points is het inschatten van complexiteit door middel van het toekennen van punten. Hiervoor wordt over het algemeen de zogenaamde Fibonacci reeks gebruikt. Het idee is dat er een eerste story ingeschat wordt en deze als ijkpunt geldt voor het inschatten van andere stories. Vervolgens krijgt het team naarmate het meer sprints met elkaar draait gevoel bij deze punten en zal dit proces steeds soepeler gaan lopen. De afgeronde story points in een sprint resulteren in een getal wat de velocity van het team bepaald. Op basis van de velocity kan vervolgens worden bepaald hoeveel punten en complexiteit het team in een sprint aan kan. Belangrijk hierbij is wel dat de teamsamenstelling niet te veel veranderd.

Eventueel kan je ook dit filmpje bekijken waarin planning poker wordt uitgelegd:

Tools

Je kent ondertussen ongetwijfeld Miro wel voor het o.a. maken van overzichten met post-its. Maar wist je dat je Miro ook kunt gebruiken voor planning poker? Ook zijn er online diverse betaalde en gratis diensten te vinden om het planning poker proces te faciliteren. Een goed en gratis voorbeeld hiervan is scrumpoker-online.org.

T-shirt sizing

T-shirt sizing is een methode van inschatten waarbij geen punten toe worden gekend, maar een grootte/complexiteit toe wordt gekend in het format XS, S, M, L, XL, etc. Deze techniek wordt meestal gebruikt om complexiteit in te schatten op het moment dat nog niet alle details 100% zijn uitgeklaard, maar we toch snel een gevoel willen krijgen bij de complexiteit van een lijst met requirements. Er zijn geen online tools hiervoor. Het planning poker proces kan worden geleend om dit voor elkaar te krijgen en een chat venster in een online meeting room kan ‘worst-case-scenario’ al uitkomst bieden.

Uren

Het inschatten van het aantal benodigde uren wordt vaak op neer gekeken binnen Agile. Het voelt voor velen al snel als fixed scope of fixed price aan. Toch wordt deze manier van inschatten nog steeds veel gebruikt en zijn er situaties waar deze methode wenselijk is. Het inschatten in uren staat het AGILE proces in ieder geval niet per definitie in de weg. Het probleem is echter wel dat het vaak extreem lastig is om exact in uren in te schatten hoeveel werk iets is en dus de nauwkeurigheid vaak te wensen overlaat. We zijn als mensen gewoon niet heel erg goed in het exact inschatten van hoeveel tijd iets kost. Dit is zeker niet het geval als het om complexe en/of creatieve taken gaat.

Ondanks dat we onszelf als bovengemiddeld pragmatisch inschatten, zouden we deze methode afraden, omwille van het gegeven dat het te vaak leidt tot niet gehaalde verwachtingen. De enige uitzondering die we willen meegeven is wanneer het gaat om kleine projectjes, waarbij de kop en staart minder dan 1 sprint is qua doorlooptijd.

Wat is de rol van de product owner

Wat in ieder geval NOOIT je rol is, is om te gaan zitten drukken op het team om het sneller gereed te krijgen dan het benodigde tijdsbestek. Wij schatten de kans op 100% dat je van een koude kermis thuiskomt.

Geen ownership zonder heldere visie en doelen

Maar hoe ga je dan om met projecten waar hoge druk op staat? Je mag het team uitleggen dat er druk op staat, dat is in sommige gevallen zelfs aan te raden. Transparantie rondom ‘business urgency’ is heel normaal, zeker als het gaat om bijvoorbeeld wet- en regelgeving of tussentijdse budget wijzigingen.

In alle gevallen is het zaak om:

  • Je eigen huiswerk af te hebben. Hoe beter jij kan omschrijven welk probleem je opgelost wilt hebben, des te beter het team in kan schatten wat de deliverable moet zijn en creatief kan gaan denken in de HOE.
  • Te zorgen voor goede refinement sessies waarbij alle open eindjes aan elkaar geknoopt zijn. Als brokken werk onduidelijk zijn, dan kan je het team niet kwalijk nemen dat ze extra buffer inbouwen in hun inschattingen

En moet je dan als PO wel of niet mee inschatten? Het korte antwoord is nee. Je bent als ontwikkelaar geen onderdeel van de HOE, dus laat het dan ook over aan de mensen die het daadwerkelijk gaan doen.

Het iets langere antwoord is dat het in sommige gevallen nuttig kan zijn. Wij hebben meerdere klanten waarvan de PO wordt gevraagd om mee in te schatten. Het leidt tot interessante discussies over de oplossingsrichting, wat het product ten goede doet. Tegelijkertijd denken we dat het zaak is om die discussies eerder te voeren, bijvoorbeeld tijdens de refinements. In de gevallen dat de PO mee inschat is het meer een ‘safety net’. Het is goed dat die er zijn, maar in een optimaal proces zou het onnodig moeten zijn.

Tot Slot

Het inschatten van werk is een nuttige tool om scope te bepalen, maar mag nooit als de heilige graal worden gezien. In een goed geolied proces en in een goed functionerend team is het een van de radartjes, maar nooit de grootste. De grootste radar blijft wat ons betreft een product dat gebruikers graag willen gebruiken en dat op die manier veel waarde creëert voor de business.

Vragen of opmerkingen, stuur ons een bericht.

    Deel dit bericht

    Wil je meer weten?

      Ons team zal contact met je opnemen.