10 Tips voor een succesvol project

Na vele projecten en veel leren door te doen, hebben we de beste tips voor product owners op een rijtje gezet. Tips die we onze eigen product owners ook meegeven om hun product of project met een 10+ op te leveren. Het zijn namelijk de fijne kneepjes van het vak die het verschil maken tussen een goed resultaat en een resultaat dat echt uitzonderlijk is.

Dit valt heel erg samen met dat doelgerichtheid. Dit doen we door onze klant zich te laten inbeelden dat ze het project met een HELL-YEAH moment staan te vieren op de zomer BBQ of op de kerstborrel met spuitende champagne en springend op de tafels. Dan is de volgende vraag; Wat is er dan precies gebeurd en wat is er bereikt? Hieruit ontstaan dan bepaalde scenario’s waarvan je weet hoe je dit moment moet behalen en die je vervolgens met elkaar concreet en realistisch kan maken. Het is dus belangrijk om de Entrepreneur, de Sponsor en andere belangrijke stakeholders mee te nemen in dit proces waardoor je weet waar je aan toe bent en je kunt dit tijdens discussies weer naar boven halen om de focus te behouden.

Dit heeft te maken met egoïsme. Als product owner kies je niet ervoor om je eigen mening door te drukken omdat alleen jij denkt dat deze waardevol is of omdat je je gepasseerd voelt. Als de ego een rol begint te spelen en je als product owner niet meer naar de waardevolle inbreng van je stakeholders luistert dan is dat bij ons echt een rode vlag. Er is geen plek voor ego, het draait om de gebruiker en de kwaliteit van het product.

Dit komt uit het boek “Extreme Ownership” dat wij onze product owners aanbevelen. Als ik vandaag een call heb met iemand en ik werk vandaag al niet die acties uit, kan ik dan wel van die andere stakeholders verwachten dat zij dat doen. Werk zoveel mogelijk dingen dezelfde dag uit. Laat zien dat het voor jou heel belangrijk is want als het voor jou heel belangrijk is dan ga je andere stakeholders meenemen om te laten zien dat het ook voor hen belangrijk is. (Goed voorbeeld doet volgen)

Volgens het product owner onderzoek (2023) kost een gemiddelde sprint minstens €35.000, en kan dit oplopen tot een aanzienlijk bedrag van €84.000. Het komt helaas te vaak voor dat er een sprint wordt opgeleverd die later toch niet waardevol blijkt te zijn, uiteindelijk slecht was of niet wordt gebruikt. In 9 van de 10 gevallen komt dit doordat er zaken vooraf niet goed begrepen zijn. Dan kun je jezelf afvragen;

• Hebben we niet de juiste vragen gesteld?
• Hebben we de juiste stakeholders geïnterviewd?
• Hebben we genoeg naar de data gekeken?
• Hebben we bepaalde blinde vlekken genegeerd?
• Hebben we toch ergens aannames gedaan?

Wij hebben liever nog een week langer de tijd om dingen te begrijpen dan op aannames een sprint starten. Er wordt dan beter begrepen wat écht waarde toevoegt voor de gebruiker en het geld wordt dan zo effectief mogelijk gebruikt. Hierdoor wordt er ook meer draagvlak voor de volgende sprint gecreëerd.

De content van het platform, van je website of je product is super belangrijk. Maar ook content erom heen – bijvoorbeeld voor de lancering – is enorm belangrijk. Vaak wordt dit onderschat en niet altijd meegenomen in het budget of planning. Het maken en beheren van de content is vaker een showstopper dan de techniek dat is. Het komt vaak genoeg voor dat er net voor het ontwikkelen en live gaan, van bijvoorbeeld een website, er nog heel wat teksten vanuit verschillende afdeling toegevoegd moeten worden waardoor de deadline niet wordt gehaald. Of dat er grote projecten stil komen te liggen omdat er meningsverschil is in het bepalen of het wel of niet via de radio gelanceerd wordt.

Tip: Zorg ervoor dat je altijd content op de agenda zet bij elke periodieke check met jouw stakeholders.

Ooit geleerd dat zodra je op de 1.000 sessies zit, je op onderbuikgevoel kan sturen. Je hebt dan ervaring en je denkt functionaliteit moet zo werken en we gaan er zo mee starten. Als je meer dan 1.000 interacties hebt, ga het dan testen, laat in data zien aan je stakeholders dat het daadwerkelijk waardevol is. Het levert je nieuwe inzichten op, je kunt je aannames van stakeholders valideren met data en je eigen analyse van data kan je valideren bij je stakeholders.

Het feit dat je 20k uitgeeft betekent niet dat het 20k oplevert. Als product owner moet je de waarde van het budget, aanvragen voor het toevoegen van features en de items op de product backlog kunnen bepalen en prioriteren. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er iets voor 8 dagen gebouwd moet worden wat maar een minor issue gaat oplossen terwijl dit misschien in operatie een kwartiertje werk is en uiteindelijk minder kost dan het ontwikkelen van een feature. De verantwoordelijkheid van een product owner is om dit op voorhand al in te zien en ervoor te zorgen dat het budget zo waardevol mogelijk wordt besteed.

Wij geven al onze product owners die bij ons komen werken vijf boeken mee. Wij geloven er namelijk in dat deze boeken de benodigde inzichten, tools en inspiratie geven om een top product owner te worden:

• Extreme Ownership: Ownership nemen op alles wat om je heen gebeurd.
• Sprint: Gaat over de methodiek design sprint. Een design sprint geeft een stuk of 60 oefeningen mee, waarmee jij in elke groep meteen de energie terug kan brengen en waar je ook meteen heel veel energie uit kan halen. Gaat over de methodiek design sprint. Een design sprint geeft een stuk of 60 oefeningen mee, waarmee jij in elke groep meteen de energie terug kan brengen en waar je ook meteen heel veel energie uit kan halen.
• 50 Tinten Nee: Heel pragmatisch en geeft concrete tips voor een product owner gefocust op stakeholder management. Dit boek helpt je om als product owner nee te kunnen zeggen tegen al je stakeholders om te voorkomen dat de product backlog geen eindeloze lijst wordt. Je stakeholders begrijpen waarom je nee zegt en waarderen jouw terugkoppeling. Ook geeft het handige tips om mandaat te krijgen binnen je project. “Nee” zeggen zorgt voor focus en voor een betere “ja”.
• Never Split the Difference: Dit boek ontwikkelt je gesprek technieken, waarvan wij denken dat die relevant zijn voor een product owner Deze technieken helpen je om zonder veel vragen toch veel informatie te vergaren en het stelt je in staat om je gesprekspartner beter te begrijpen.
• Het product owner boek: In 2023 hebben wij ons eigen product owner boek uitgebracht. Het zit boordevol praktische tips voor de (beginnende) product owners. Met meer dan 200 succesvolle projecten hebben wij onze kennis en ervaring gebundeld. Uiteraard zit dit boek nu ook standaard in onze onboarding.

Benieuwd naar de andere boeken die je kan lezen als product owner? Bekijk hier de volledige product owner boekenlijst.

Dit valt onder het kopje “actie toont prioriteit”. Als product owner is het essentieel dat je ontzettend goed voorbereid aan tafel zit. Daarom heb je voordat je gaat vergaderen, de volgende acties ondernomen:

• De notulen doorgelezen
• Agendapunten voorbereid
• Ingelezen op de materie
• Eventuele vragen voorbereid
• Eigen aannames opgenomen en getoetst
• En wanneer de situatie ernaar vraagt, een sprint 0 uitgeoefend.
  

Door dit goed voor te bereiden laat je aan je stakeholders zien dat het belangrijk voor je is. Je stakeholders zullen dit waarderen, zichzelf beter voorbereiden en met meer energie de meetings in stappen. Daarnaast helpt het je om zo veel mogelijk uit de meeting te halen en beter te kunnen begrijpen wat er besproken wordt. Wat enorm waardevol is voor het uitwerken van de vervolgafspraken.

Veel bedrijven zien een experiment als kans op geldverspilling want ze voeren activiteiten uit die wellicht niets opleveren en waar tijd, kosten en andere resources aan gespendeerd worden. Wij vinden het juist een heerlijk moment om nieuwe dingen te leren, en hiermee mensen te enthousiasmeren. Als product owner vinden wij het super tof om met een experiment, de hypothese en de uitkomst langs de stakeholders te gaan om te laten zien wat je hebt geëxperimenteerd om zo tot een punt te komen dat het (scrum) team nog de juiste ontwikkelingen aan het uitvoeren zijn, of juist dat het mislukt is maar dit weer nieuwe focus in het project brengt voor vervolgacties. Uit onze ervaring enthousiasmeert dat de stakeholders en levert enorm efficiënte ideeën op.

Wij geloven dat je door deze tien tips te hanteren de slagingskans van elk project significant verhoogt. Kort samengevat; Zorg dat je een meetbaar doel hebt; Hou je ego buiten de deur; Laat zien dat het voor jou prioriteit heeft door actie te tonen maar ook goed voor te bereiden; Steek veel tijd in het goed begrijpen door gebruik te maken van data en efficiënte vragen te stellen aan jouw stakeholders en gebruikers; Vergeet content niet. De content kan net zo goed vertraging in het project oplopen als op techniek; Maak slimme keuzes ook al heb je veel budget; Check onze boekenlijst :-).