In gesprek met de gemiddelde product owner

Iets later dan gepland (“sorry, mijn demo liep uit”) gaan we zitten aan de lunchtafel van het Productowner.nl kantoor in Breda. Terwijl het tosti-ijzer opwarmt doen we wat introducties en bespreken we wat er allemaal wel en niet mogelijk is op de verschillende werkplekken nu COVID-19 achter ons lijkt te liggen. Met name het ontmoeten van teamleden is een reden om naar kantoor te komen, want dan maak je verbinding met elkaar en kan je samen kijken waar de connectie zit met je gebruikers.

Beide mannen hebben een paar vaste dagen in de maand dat ze naar kantoor gaan om het hele team te ontmoeten. Ze zien het als een noodzakelijke afwisseling van alles wat tegenwoordig in Microsoft Teams gebeurt. Het is één van de vele keren deze middag dat ze het roerend met elkaar eens zijn. Terwijl ze vervolgens aan elkaar uitleggen hoe je configureert dat inschatten in uren uitgezet kan worden in Azure DevOps gaan de boterhammen over tafel heen, waarna Jochem (directeur bij Productowner.nl) kort uitlegt wat ze doen en dat ze vooral géén uitzendbureau of detacheerder willen zijn.

Job werkt bij een top drie speler van de grootste werkgevers voor product owners, hij is één van de 500 leden van de product owner community bij Rabobank. Het onderlinge contact gebeurt met name binnen zijn area met 8 andere product owners. Met de één heeft hij meer contact dan met de ander, en met regelmaat is er contact met product owners buiten zijn chapter.

Bij Thomas is het aantal product owners een stuk kleiner: er zijn daar 50 product owners actief. Daar is een ‘product owner chapter’ in het leven geroepen door de product owners zelf en wordt er onderling gewisseld in de rol van ‘chapter lead’. De maandelijkse bijeenkomst is optioneel en hierin wordt vooral veel inspirerende content met elkaar gedeeld.

Beide heren beschikken over een kerngroep van 5-10 product owners waar ze veel contact mee hebben en geven aan dit contact als zeer waardevol te ervaren. Zo zijn hun collega’s een directe bron om van te leren, versnellen ze hun ontwikkeling en hebben ze nooit het gevoel er alleen voor te staan. Ze raden het zoeken van die verbinding daarmee aan iedereen aan.

Zowel Job als Thomas zien zichzelf als generalist die bereid is om specialistisch werk te doen. Het meest specialistisch is de domeinkennis; de mate waarin je het product en je doelgroep goed snapt.

Zo wordt de inzet van een UX-er genoemd. Job is stellig en zegt: “een product owner zou nooit zonder een UX-designer mogen werken, het is niet meer van deze tijd om dat zelf er nog bij te doen.” Er wordt wat gefilosofeerd hoe je de User Experience expert zo goed mogelijk betrekt bij het proces. Een precaire balans tussen enerzijds het grotere plaatje (de hele journey) en anderzijds concrete input leveren voor dat ene experiment of die ene story. Waar die lijn precies ligt hangt dan weer af van je eigen maturity als product owner, maar ook die van de UX-er zelf en de rest van het team.

Het generaliseren door verschillende expertises doelgericht samen te voegen wordt steeds vaker ingezet door het management. Zowel bij Job als bij Thomas wordt gewerkt met QBR’s en ABR’s. Dat zijn doelstellingen op kwartaal (quarter) en jaar (annual) niveau, welke met name de samenwerking tussen teams moet stimuleren. Thomas licht toe: “we kunnen bijvoorbeeld niet altijd prio krijgen van teams die in direct contact staan met de klant. Maar door een gemeenschappelijk doel te creëren, zien we opeens dat er toch ruimte komt om óók ons te servicen. En daar worden uiteindelijk onze eindgebruikers weer gelukkiger van.”

Als product owner ben je heel belangrijk voor het product en daarmee een blije klant, maar voor succes heb je een goed team nodig. Nadat we eerder al de UX-er op voetstuk zetten, komen er nog een paar rollen voorbij.

Zo hebben we het over de manager, waar aandacht krijgen geen probleem lijkt te zijn. Als ze iets nodig hebben, kunnen zij snel en goed te schakelen. Er wordt scherp gediscussieerd over prioriteiten en al lijkt het soms alsof Job en Thomas meer zelf willen beslissen; van deze discussies leren ze erg veel. Bijvoorbeeld over hun eigen proces én over wat de klant nodig heeft. Regelmatig met de manager overleggen is daarom essentieel in het vormen van visie, één van de pijlers om een project, proces of product succesvol op te leveren.

De Scrum master is voor beide mannen onmisbaar. Zowel Thomas als Job is erg blij met de support die ze krijgen op het procesvlak. Dat zorgt ervoor dat ze zich kunnen focussen op de inhoud. Niet alle organisaties kunnen budget vrijmaken voor een Scrum Master, dus ervaren beide heren het als grote luxe dat zij er een in hun team hebben. Ook al betekent dit dat ze zich soms moeten aanpassen.

Toch kan het lastig zijn om continue te peilen bij de stakeholders en in gesprek te gaan met de eindgebruikers. Desondanks is het wat ons betreft het belangrijkste om tot een optimaal eindresultaat te komen. Leer deze belangrijke en complexe taak van product owners begrijpen tijdens de eendaagse training stakeholder management.

We vragen de heren of de ontwikkeling van hun producten veel sneller zou gaan als er meer development capaciteit zou zijn. Opvallend genoeg lijkt de meerwaarde beperkt. Wat de teams zelf teruggeven, is dat je toch maar met een beperkt aantal mensen aan één feature kan werken. Daarnaast leidt een groter team tot een hogere WIP (work in progress). En hoe hoger de WIP, hoe groter de kans dat dingen niet afkomen aan het eind van de sprint.

Wat ook zeker het noemen waard is, is dat beide product owners de vaste bodem onder het team zijn, aangezien de teams bijna volledig bestaan uit externen. Dat maakt het mega belangrijk om hun productvisie consequent uit te dragen naar de teams toe en ze zijn daarmee essentieel als verbinder tussen business en IT.

Dat verbinden zien ze als een generalistische taak en als afrondende vraag legt Jochem op tafel of het helemaal de mist in zou gaan als ze – bij wijze van spreken – morgen van baan wisselen. De stelling lijkt absurd, maar als we het met elkaar afpellen, leren we er toch weer wat van:

We bedanken Job en Thomas voor hun tijd en openheid, wij hebben er veel van geleerd en hopen dat jij – die ondertussen het einde van deze blog hebt gehaald – er ook iets van op hebt gestoken. Wil je meer weten over de rol van een product owner? Bekijk de blog ‘Wat doet een product owner?‘ of neem een kijkje in het product owner boek.